Sicherstellung der Handlungsfähigkeit durch eine Unternehmervollmacht im unternehmerischen Bereich
Der mögliche vorübergehende oder längerfristige Ausfall von Entscheidern sollte im Rahmen einer verantwortungsbewussten Betriebs- / Unternehmensführung immer in Betracht gezogen werden.
Angesichts der aktuell um sich greifenden Corona-Krise erhält dieses Thema zusätzliche Aufmerksamkeit. Aber auch unabhängig von Corona ist es wichtig, sich darüber Gedanken zu machen, welche Auswirkungen der Ausfall von Geschäftsführern / Gesellschaftern auf den Betrieb hat und wie die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs gegebenenfalls gewährleistet werden kann. Die zeitgerechte Erstellung einer Unternehmervollmacht kann hier Abhilfe schaffen.
Warum ist die Errichtung einer Unternehmervollmacht wichtig?
Die Errichtung einer Unternehmervollmacht ist wichtig, um im Falle der Verhinderung von Geschäftsführer(n) / Gesellschafter(n) die Handlungsfähigkeit des Betriebs sicherzustellen.
Der Ausfall des Geschäftsführers kann auf operativer Ebene dazu führen, dass beispielsweise keine Verträge mehr abgeschlossen und keine Zahlungen (z.B. Miete, Gehälter etc.) mehr geleistet werden können. Es drohen Zahlungsunfähigkeit und Verlust von Mitarbeitern.
Der Ausfall eines Gesellschafters kann auf gesellschaftsrechtlicher Ebene insbesondere dazu führen, dass keine Gesellschafterbeschlüsse (beispielsweise die Bestellung eines neuen Geschäftsführers) mehr gefasst werden können.
Elementar wichtig ist die Errichtung einer Unternehmervollmacht insbesondere bei Einzelunternehmen, Ein-Mann-GmbHs und Ein-Mann-GmbH & Co. KGs, da mit dem Ausfall des Unternehmers bei fehlenden Vorsorgeregelungen die vollständige Handlungsunfähigkeit des Betriebs einhergeht.
Was passiert, wenn keine Vorsorge getroffen worden ist?
Wenn keine Vorsorge getroffen worden ist, wird das Betreuungsgericht für die erforderlichen Aufgabenbereiche einen Betreuer bestellen. Wer Betreuer wird, entscheidet das Betreuungsgericht nach eigenem Ermessen. Bei der Person des Betreuers handelt es sich um eine Person aus dem familiären Umfeld oder um einen Berufsbetreuer.
Welche Nachteile hat die Bestellung eines Betreuers durch das Betreuungsgericht?
Ein gravierender Nachteil der Bestellung eines Betreuers durch das Betreuungsgericht besteht zunächst darin, dass die Bestellung des Betreuers wertvolle Zeit in Anspruch nimmt; Zeit, die ein Betrieb – gerade in der Krise – in der Regel nicht hat. Etwaige Streitigkeiten zwischen Beteiligten können zu einer zusätzlichen Verzögerung des Betreuungsverfahrens führen.
Anschließend stellt sich die Frage, inwieweit der gerichtlich bestellte Betreuer überhaupt in der Lage ist, (kurzfristig) Entscheidungen zu treffen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass sich der Betreuer zunächst in die betrieblichen Belange einarbeiten muss. Leider verfügen die Betreuer oftmals nicht über eigentlich erforderliche Fähigkeiten (z.B. Handwerk) oder Fach- / Sach- /Branchenkenntnis. Bei Personen aus dem familiären Umfeld kann erschwerend hinzukommen, dass diese nicht nur über keinerlei betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügen, sondern überdies durch den Ausfall des Angehörigen persönlich stark belastet sind.
Darüber hinaus kann ein gerichtlich bestellter Betreuer nicht frei handeln, sondern ist in vielen Fällen auf die Genehmigung des Betreuungsgerichts angewiesen. Er ist gegenüber dem Gericht auch rechenschaftspflichtig.
Warum ist eine private Vorsorgevollmacht in der Regel nicht ausreichend?
Grundsätzlich kann auch eine vollumfängliche private Vorsorgevollmacht ausreichend sein, um die Aufrechterhaltung des Betriebs sicherzustellen. Allerdings ist auch hier die bereits thematisierte fehlende Fach- / Sachkenntnis des Bevollmächtigten sowie die besondere Belastungssituation zu berücksichtigen, insbesondere wenn beispielsweise der Ehegatte zuvor überhaupt nicht in den Betrieb eingebunden gewesen ist. Vor diesem Hintergrund wird es oftmals gar nicht gewollt sein, dem privat Vorsorgebevollmächtigten auch die betrieblichen Belange aufzubürden.
Was ist zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs zu tun?
Um etwaige Lücken aufzudecken, empfiehlt es sich, den üblichen Geschäftsbetrieb unter Berücksichtigung des Ausfalls einzelner Beteiligter durchzuspielen, und die geeigneten Vorsorgemaßnahmen zu treffen. Hier gilt es beispielsweise zu prüfen, ob mehrere Personen zeichnungsberechtigt sind und über (jedenfalls kurzfristig relevante) Konten verfügen können. Gesellschaften sollten insbesondere die Regelungen im Gesellschaftsvertrag betreffend Geschäftsführung, Vertretung der Gesellschaft und Beschlussfassung dahingehend durchsehen, ob auch bei Ausfall einzelner (Mit-)Gesellschafter die Handlungsfähigkeit gewahrt bleibt.
Welche Vorsorgemaßnahmen sollten getroffen werden?
Je nach Organisationsform und Zielrichtung sollten beispielsweise
- umfassende Gesellschaftervollmachten erteilt werden (einschließlich der Möglichkeit für den Bevollmächtigten, sich selbst oder andere als Geschäftsführer zu bestellen),
- Prokura oder Handlungsvollmachten (gemäß §§ 48 ff. HGB) erteilt werden,
- Stimmrechtsvollmachten erteilt werden,
- Bankvollmachten erteilt werden (nicht hauseigene Vollmachten erkennen Banken oftmals nicht an!) und / oder
- weitere Geschäftsführer bestellt werden.
Was ist im Hinblick auf die Ausgestaltung einer Unternehmervollmacht zu beachten?
Im Hinblick auf die Praktikabilität von Vollmachten ist es wichtig, dass diese im „Außenverhältnis“ (also gegenüber Dritten) nicht von einer Bedingung – wie beispielsweise dem Eintritt der Geschäftsunfähigkeit des Vollmachtgebers – abhängig gemacht werden. Dies kann zu Streit (beispielsweise mit der Bank) über den Eintritt der Bedingung und in der Folge zu erheblichen Verzögerungen oder gar zur Nutzlosigkeit der Vollmacht führen.
Eine ohne Bedingung erteilte Vollmacht birgt allerdings ein erhöhtes Missbrauchsrisiko. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, Regelungen für das sogenannte „Innenverhältnis“ zwischen Vollmachtgeber und Bevollmächtigten zu treffen, insbesondere in welchen Fällen der Bevollmächtigte von der Vollmacht Gebrauch machen darf. Hierbei ist zu beachten, dass die Regelungen im „Innenverhältnis“ die Befugnisse des Bevollmächtigten gegenüber Dritten nicht beschränken. Macht der Bevollmächtigte jedoch von der Vollmacht Gebrauch, obwohl er es im „Innenverhältnis“ nicht darf, macht er sich gegebenenfalls gegenüber dem Vollmachtgeber schadensersatzpflichtig.
Das Risiko eines Vollmachtsmissbrauchs lässt sich auch dadurch verringern, dass dem Bevollmächtigten die Vollmacht erst dann (durch eine Vertrauensperson) ausgehändigt wird, wenn der Vollmachtgeber nicht mehr selbst handeln kann.
Ergänzend ist zu empfehlen, dem Bevollmächtigten einen Leitfaden bzw. konkrete Vorgaben für die Unternehmensführung (z.B. Unternehmensfortführung oder Liquidation) an die Hand zu geben, und dafür zu sorgen, dass der Bevollmächtigte im Bedarfsfall faktischen Zugriff auf erforderliche Informationen (z. B. Passwörter, Datenträger) und Unterlagen (z. B. wichtige Verträge) hat.
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Nicolai Utz
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Erbrecht
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