Steuer-Mythen im Mittelstand Teil I: Bewirtung und Umsatzsteuer 

Im unternehmerischen Alltag gibt es im Steuerrecht etliche Urban Legends. Wie bei Mythen üblich, beruhen sie oft auf Irrtümern oder Halbwissen. Gerade im Mittelstand kann das zu vermeidbaren Risiken führen: in der Liquiditätsplanung, bei Betriebsprüfungen oder Strukturentscheidungen. Wir zeigen in diesem Beitrag, was tatsächlich gilt!

Mythos 1: „Bewirtungskosten sind voll absetzbar.“

Bewirtungskosten sind in den meisten Unternehmen eine relevante Größe, wenn es um das Thema Steuern und Absetzbarkeit der Kosten geht. Grundsätzlich sind Bewirtungskosten Betriebsausgaben, die entsprechend steuerlich geltend gemacht werden können, wenn sie denn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllen.

Doch wie lauten diese Voraussetzungen?

1. Es muss sich um einen geschäftlichen Anlass handeln, d. h., die Bewirtung muss rein betrieblich oder geschäftlich veranlasst sein, also z. B. der Kundenpflege dienen oder bei Vertragsverhandlungen.
2. Die Kosten müssen angemessen sein, d. h., sie dürfen nicht unverhältnismäßig hoch im Vergleich zum Anlass sein.
3. Es muss ein Bewirtungsbeleg vorliegen, also ein ordnungsgemäßer, maschinell erstellter Beleg. Bei einem Rechnungsbetrag von mehr als 250 Euro brutto ist der Beleg zusätzlich mit Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens zu versehen.
4. Es besteht Aufzeichnungspflicht, d. h. Datum, Ort, Teilnehmer und der konkrete Anlass müssen auf dem Beleg selbst oder auf einem mit diesem verbundenen Bewirtungsnachweis dokumentiert sein.

Außerdem gilt ganz allgemein, dass Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass grundsätzlich nur zu 70 % abzugsfähig sind. Ausnahmen gibt es aber auch in diesem Fall, z. B. für rein betriebliche Bewirtung und „Aufmerksamkeiten“ bei Schulungen.

Doch was fällt unter diese Begriffe?

Eine betriebliche Bewirtung dient ausschließlich dem Betrieb, z. B. Essen bei einer Betriebsfeier oder wenn Mitarbeiter sonst bewirtet werden. Ebenso zu 100 % absetzbar sind bei Schulungen in geringem Umfang beispielsweise Kaffee, Tee oder Gebäck, die den Teilnehmenden zur Verfügung stehen.

Hinweis: Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann die Vorsteuer aus betrieblich veranlassten Bewirtungskosten grundsätzlich zu 100 % geltend machen.

Aber welche Folgen hat es, wenn man in Bezug auf Bewirtungskosten nicht korrekt arbeitet?

Unvollständige bzw. falsche Angaben können bei Betriebsprüfungen schnell zu Kürzungen der absetzbaren Kosten führen. Vor allem bei regelmäßiger Mandanten- oder Kundenbewirtung ist es deswegen wichtig, hinsichtlich Bewirtungsbelegen sorgfältig zu arbeiten und Personen mit häufigen Kunden- und Geschäftskontakten (Geschäftsführung, Vertrieb etc.) entsprechend zu informieren, um eine korrekte Dokumentation der Bewirtungskosten zu gewährleisten.

Mythos 2: „Umsatzsteuer ist nur ein Durchlaufposten.“

Ein weiterer Mythos im Steuerrecht im unternehmerischen Kontext bezieht sich auf die Umsatzsteuer. Viele Unternehmer sind der Auffassung: „Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten.“

Im Grundsatz stimmt das: Unternehmen stellen Kunden Umsatzsteuer in Rechnung und führen die Umsatzsteuer in der Folge an das Finanzamt ab. Zugleich können Unternehmen die Vorsteuer, die in betrieblichen Eingangsrechnungen erhoben wird, abziehen.

Das gilt allerdings nur, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Denn buchhalterisch betrachtet, ist die eingenommene Umsatzsteuer eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt, die gezahlte Vorsteuer eine Forderung gegenüber dem Finanzamt.

Für regelbesteuerte Unternehmen ist die Umsatzsteuer deswegen tatsächlich grundsätzlich wirtschaftlich neutral, also ein „durchlaufender Posten“.

Aber das gilt nicht in allen Fällen, im Steuerrecht gibt es kaum eine Regel ohne Ausnahme. Denn Umsatzsteuer ist – so will es das Gesetz – nicht immer nur ein Durchlaufposten:

1. Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): Unternehmen mit relativ geringem Umsatz müssen keine Umsatzsteuer auf die eigenen Leistungen erheben. Sie dürfen aber grundsätzlich keine Vorsteuer abziehen.
2. Umsatzsteuerfreie Umsätze: Es gibt Umsätze, auf die von Gesetzes wegen keine Umsatzsteuer anfällt, z. B. Heilbehandlungen in der Humanmedizin (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG), Versicherungsumsätze oder die Vermietung von Wohnraum. Die gezahlte Vorsteuer wird hier zum echten Kostenfaktor.
3. Umsätze im Reverse-Charge-Verfahren, § 13b UStG. Hier schuldet nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Dieses Verfahren gilt allerdings nur für Geschäfte zwischen Unternehmen, z. B. bei grenzüberschreitenden EU-Leistungen, oder für bestimmte Branchen im Inland (z. B. Bauleistungen, Reinigungsleistungen). Die Folge: Es werden Rechnungen ohne Umsatzsteuer gestellt.
4. Steuerfreie Umsätze mit Vorsteuerabzug („echte Steuerbefreiung“, § 4 UStG). Hier darf Vorsteuer aus Eingangsrechnungen zurückgefordert werden, auch wenn Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer enthalten. Diese Regel gilt vor allem für Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen.

Regeln kennen und korrekt anwenden als wirtschaftlicher Erfolgsfaktor

Die Regelungen zur Umsatzsteuer zu kennen und korrekt anzuwenden, ist für Unternehmen jeder Größe – das lässt sich erahnen – nicht nur eine Frage der korrekten Anwendung des Umsatzsteuergesetzes. Es ist auch ein wirtschaftlicher Faktor.

Denn Fehler in der Rechnungsstellung, bei der Einhaltung von Fristen und ganz generell beim Vorsteuerabzug können unmittelbare finanzielle Folgen haben, auch und gerade im internationalen Kontext: Fehler im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer können sich – vor allem bei größeren Unternehmen – direkt auf die Liquidität auswirken. Gleichzeitig bergen Fehler hier durchaus Haftungsrisiken.

Fazit: Steuerliche Klarheit schafft unternehmerische Sicherheit

Steuer-Mythen entstehen meist aus Annahmen, die auf den ersten Blick „logisch“ klingen. In der Praxis steckt der Teufel jedoch häufig im Detail, gerade im Zusammenhang mit dem Thema Steuern: Unsauberes Arbeiten kann Unternehmen in der Folge finanziell schädigen, aber auch Haftungsrisiken mit sich bringen.

Insofern gilt es, steuerliche Prozesse klar zu strukturieren, um Risiken zu reduzieren, Planungssicherheit zu schaffen und Handlungsspielräume zu gewinnen.

Ob Bewirtungskosten, Umsatzsteuer oder andere steuerliche Fragestellungen: Eine rechtzeitig strukturierte steuerliche Beratung hilft, Fehler zu vermeiden und unternehmerische Entscheidungen sicher zu treffen.

Mit einer strukturierten steuerlichen Betreuung unterstützen wir Unternehmen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen, Prozesse sicher aufzustellen und steuerliche Handlungsspielräume zu nutzen.

Steuer-Mythen im Mittelstand – Teil II

Im zweiten Teil der Reihe geht es unter anderem um:

• Rechnungskorrekturen
• Fristen im Steuerrecht
• typische Fehler in der Praxis
• weitere verbreitete Steuer-Mythen

FAQ – Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Steuermythen Teil I:

Sind Bewirtungskosten vollständig steuerlich absetzbar?

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind grundsätzlich nur zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Vollständig absetzbar können aber rein betriebliche Bewirtungen, etwa bei einer Betriebsfeier, sowie kleinere Aufmerksamkeiten wie Kaffee oder Gebäck bei Schulungen sein.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ein Bewirtungsbeleg muss ein ordnungsgemäßer maschineller Beleg sein, der Angaben zu Datum, Ort, Teilnehmern und dem konkreten geschäftlichen Anlass enthält. Bei Rechnungsbeträgen von mehr als 250 Euro brutto müssen zusätzlich Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens angegeben werden.

Ist Umsatzsteuer für Unternehmen immer ein durchlaufender Posten?

Nein. Für regelbesteuerte Unternehmen ist die Umsatzsteuer zwar grundsätzlich wirtschaftlich neutral. Ausnahmen bestehen aber z. B. bei Kleinunternehmern, umsatzsteuerfreien Leistungen oder bei Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens.

Welche Folgen können Fehler bei Bewirtungskosten und Umsatzsteuer haben?

Unvollständige Belege oder fehlerhafte Rechnungen können zur Kürzung des Betriebsausgaben- oder Vorsteuerabzugs führen. Darüber hinaus drohen Steuernachzahlungen – ggf. mit Folgen für die Liquidität – und unter Umständen auch Haftungsrisiken.

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