Digitalisierung & Verfahrensdokumentation ACCONSIS, München

Die Zeiten des Papier-Pendelordners sind vorbei. Moderne zukunftsgerichtete Unternehmen entdecken die zahlreichen Chancen der Digitalisierung – sei es in der Buchführung oder bei der Gehaltsabrechnung. Denn digitalisierte Prozesse ermöglichen nicht nur einen schnelleren Überblick, sondern sparen in der Regel bares Geld. Durch die zunehmende Digitalisierung wird auch die Verfahrensdokumentation immer wichtiger, um Compliance und Transparenz zu gewährleisten.

Wir unterstützen unsere Mandanten aktiv bei der Umstellung auf die digitale Betriebswirtschaft. Wir begleiten die Prozesse und entwickeln mit ihnen gemeinsam zukunftsfähige Lösungen, die auch unsere Zusammenarbeit effizienter und kostengünstiger gestalten.

Digitalisierung

Die Digitalisierung der Buchführung bedeutet vor allem, dass Prozesse künftig nahezu papierlos ablaufen – ein entscheidender Schritt auch beim Umgang mit Belegen. Durch die Einführung eines digitalen Belegprozesses, der von einer gründlichen Verfahrensdokumentation begleitet wird, können physische Belege am Ende tatsächlich vernichtet werden. In unserer direkten Zusammenarbeit können die Zeiten für Rechnungsstellung, Eingangsrechnungsbearbeitung, Dokumentation, Buchführung oder Controlling auf ein Minimum reduziert werden.

Papierlose Buchführung ist die Zukunft

Möchten Sie Ihre Buchführung optimieren und digitalisieren? Wir unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Workflows und nutzen hierfür die Software-Lösung DATEV Unternehmen online. Für diese Cloud-Lösung müssen Sie keine extra Software anschaffen, sondern benötigen lediglich eine Internetverbindung und einen Scanner, der einen Mehrfacheinzug hat, um physische Belege zu digitalisieren. Auch die Umstellung auf E-Rechnungen ist mit DATEV problemlos möglich.

Diese Digitalisierungslösung bringt zahlreiche Vorteile mit sich.

Keine Investitionskosten
Original-Belege verlassen nicht das Unternehmen.
Die Buchhaltung kann laufend verarbeitet werden, d. h. aktuelle Auswertungen sind jederzeit online und mit geschütztem Zugriff einsehbar.
Die Betriebsprüfung erfolgt anhand der digitalen Belege, d. h. schwere Aktenordner oder kistenweise Belege gehören der Vergangenheit an.
Kostenlose App, um Belege mobil am Smartphone hochzuladen
Revisionssichere Kassenbuchführung nach GobD
Aktueller Überblick über offene Ausgangsrechnungen und nicht bezahlte Lieferantenrechnungen zur besseren Liquiditätssteuerung
Integriertes Bankprogramm (DATEV Bank-online) – in Abhängigkeit von der Bank ggf. eingeschränkte Funktionen
Schnelles Finden von Belegen im revisionssicheren Belegarchiv

Weitere DATEV-Lösungen unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihrer kaufmännischen Prozesse.

DATEV Auftragswesen next –Erstellen von Ausgangsrechnungen, vom Angebot bis zur Mahnung
DATEV SmartTransfer – unterstützt bei der digitalen Rechnungsfreigabe und beim Rechnungsversand
DATEV Beleg2Buchung – liefert eine Schnittstelle zu einem vorgelagerten System, z. B. zur Warenwirtschaft

Digitalisierte Lohnabrechnung

DATEV Unternehmen online ermöglicht es auch, die Lohnabrechnung effizient zu digitalisieren.

Erfassung der Bewegungs- und Stammdaten der Mitarbeiter
Alle Lohnauswertungen online abrufbar (10 Jahre Speicherung)
Führen einer digitalen Personalakte
Gehaltsüberweisungen stehen automatisch in DATEV Bank-online zur Freigabe bereit.
Arbeitnehmer-online: Mitarbeiter erhalten digitalen Zugriff auf die Gehaltsabrechnungen.

Digitale DATEV-Kanzlei & offizieller Partner von Personio

Acconsis hat schon viele Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer kaufmännischen Prozesse unterstützt und kann hier auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen.

Für diese Expertise werden wir von DATEV bereits seit 2019 regelmäßig mit dem Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ ausgezeichnet.

Zudem sind wir offizieller Partner von Personio, der ganzheitlichen HR-Plattform für Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung.

Verfahrensdokumentation

Eine mangelhafte Verfahrensdokumentation kann für jeden Unternehmer zu einer ärgerlichen und vor allem kostspieligen Angelegenheit werden. Nur eine gesetzeskonforme Dokumentation aller Unternehmensdaten kann Sie vor Schaden bewahren. Auch in diesem Bereich unterstützen wir Sie, damit Sie sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Das Bundesfinanzministerium hat im November 2019 die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation konkretisiert.

Demnach ist für jedes genutzte Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorzulegen, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des Datenverarbeitungssystems vollständig und nachvollziehbar ersichtlich sind. Der Umfang dieser Beschreibung bemisst sich nach dem jeweiligen Unternehmen und seinem Geschäftsmodell. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten (Finanzbeamten) in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Pflicht zur Verfahrensdokumentation

Jeder Unternehmer, der ein Datenverarbeitungssystem (z. B. Warenwirtschaftssystem, Kassensystem, Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungssoftware, digitale Dokumentenablage) benutzt, ist dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Die verbreitete Annahme, dass nur die bargeldintensiven Betriebe wegen ihres Kassensystems dazu verpflichtet seien, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, ist falsch. Der Kreis der Verpflichteten ist tatsächlich sehr viel größer.

Fehlt es an einer Verfahrensdokumentation, kann im ungünstigsten Fall allein diese Tatsache zum Verwerfen der gesamten Buchführung führen. In der Folge hat das Unternehmen sich mit Hinzuschätzungen seitens des Finanzamtes auseinanderzusetzen. Ebenso ist es möglich, dass Finanzbehörden beim Fehlen der Verfahrensdokumentation einen sogenannten Sicherheitszuschlag von 1 –5 % des Gesamtumsatzes veranschlagen.

Ihr individueller Weg zur Verfahrensdokumentation

Sie haben bisher keine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation? Wir unterstützen Sie gerne dabei und vertreten dabei einen ganzheitlichen Ansatz. Im Regelfall nutzt ein Unternehmen heute nicht nur ein einzelnes Datenverarbeitungsprogramm. Viele Betriebe legen den Fokus nur auf die Verfahrensdokumentation für die Digitalisierung von Belegen (ersetzendes Scannen) und vergessen dabei meist weitere Datenverarbeitungssysteme wie ihre Kasse oder ihr Warenwirtschaftssystem. In diesen Fällen ist die Verfahrensdokumentation unvollständig, was die oben beschriebenen Gefahren birgt. Unser Ziel ist es daher, den gesamten Betrieb zu betrachten und eine einheitliche Dokumentation mit einem integrierten „Internen Kontrollsystem“ zu verfassen. Je nach individueller Betriebssituation kann es sinnvoll sein, dies mit einem Tax-Compliance-Management-System zu verknüpfen.

So können Sie je nach Ihrem individuellen Bedarf

eine Verfahrensdokumentation von uns erstellen lassen,
eine Verfahrensdokumentation gemeinsam mit uns in einer ‚arbeitsteiligen Variante‘ verfassen oder
Ihre Verfahrensdokumentation mit der smarten ACCONSIS-VD-Anwendung komplett selbst erstellen. Bezüglich weiterer Informationen und zur Registrierung für „ACCONSIS-VD“ setzen Sie sich bitte mit unserem Team Verfahrensdokumentation in Verbindung.

Unsere Empfehlung

Erinnern Sie sich daran, wann Sie das letzte Mal ein Hotel per Post gebucht, eine Telefonnummer in den Gelben Seiten gesucht oder einen Fotoapparat mit Film benutzt haben? Die Digitalisierung hat unser privates und unser Arbeitsleben revolutioniert und bietet unzählige Vorteile und Erleichterungen. Wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, diese digitalen Möglichkeiten voll auszuschöpfen und dabei stets rechtssicher zu agieren. Ob bei der Verfahrensdokumentation oder anderen Aspekten der Digitalisierung – wir stehen Ihnen mit unserer Expertise zur Seite.