Digitale Buchführung mit DATEV Unternehmen online: So gelingt die Zusammenarbeit  

Pendelordner, Papierbelege, Schuhkartons voller Quittungen – für viele Unternehmen noch Alltag. Dabei geht es längst schneller, transparenter und ortsunabhängig. Deshalb setzen wir als Steuerkanzlei konsequent auf digitale Prozesse und nutzen für die Zusammenarbeit mit Unternehmen DATEV Unternehmen online – eine cloudbasierte Plattform für eine nahtlose digitale Zusammenarbeit.

Die Einführung der E-Rechnung und die GoBD haben gezeigt: Digitalisierung endet nicht bei einzelnen gesetzlichen Anforderungen. Erst mit durchgängig digitalen Prozessen entsteht eine moderne Steuerorganisation.

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online ist die zentrale Plattform für den digitalen Beleg- und Datenaustausch zwischen Ihnen und uns. Belege werden nicht mehr physisch transportiert, sondern digital erfasst, revisionssicher archiviert und stehen beiden Seiten jederzeit zur Verfügung.

Das Ergebnis: aktuelle Zahlen statt monatelanger Rückstände, weniger Suchaufwand und deutlich schlankere Abläufe – auf Ihrer Seite und auf unserer.

Der digitale Belegprozess: Vom Eingang bis zur Buchung

Der klassische Weg eines Belegs – ausdrucken, abheften, zur Kanzlei bringen, zurückholen – entfällt komplett. Stattdessen läuft der Prozess digital:

1. Belege erfassen: Eingangsrechnungen scannen Sie einfach ein oder fotografieren sie per Smartphone mit der App DATEV Upload mobil. E-Rechnungen und PDF-Rechnungen laden Sie direkt hoch – ganz ohne Medienbruch. Auch der automatisierte Belegabruf per E-Mail (DATEV Upload Mail) ist möglich: Rechnungen Ihrer Lieferanten landen dann ohne Ihr Zutun im System.

2. Belege verarbeiten: Die Belege werden automatisch ausgelesen (OCR-Erkennung), Rechnungsdaten wie Betrag, Datum und Lieferant werden vorbelegt. Sie können Zahlungen direkt aus dem System heraus anweisen und offene Posten im Blick behalten.

3. Belege buchen: Wir greifen zeitgleich auf die digitalen Belege zu und verbuchen sie – tagesaktuell statt Wochen später. Jede Buchung ist mit dem Originalbeleg verknüpft. Rückfragen klären wir direkt am digitalen Beleg, nicht per Zettelwirtschaft.

Das Ergebnis ist eine Finanzbuchführung, die Ihnen wirklich etwas bringt: aussagekräftige betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) auf Basis aktueller Daten.

Eine echte Entscheidungsgrundlage für Ihr Unternehmen!

Schnittstellen: Ihre Systeme sprechen mit unserer Kanzlei

Kein Unternehmen arbeitet nur mit einem System. Und genau hier zeigt sich unsere digitale Expertise.

Unser Anspruch ist klar: Alles, was sich technisch anbinden lässt, binden wir auch an. Ob Warenwirtschaft, Webshop, Rechnungstool, Zeiterfassung oder Kassensystem – wir prüfen für jede Software in Ihrem Unternehmen, ob und wie sich die Daten automatisiert an DATEV übergeben lassen.

Manuelle Doppelerfassungen und fehleranfällige Excel-Exporte sind für uns keine Dauerlösung, sondern allenfalls eine Übergangsphase.

Dabei kennen wir das DATEV-Schnittstellen-Ökosystem im Detail und wählen für jeden Anwendungsfall den passenden Weg:

Rechnungsschreibung und ERP-Systeme: Ob Sie Ihre Ausgangsrechnungen mit gängigen Tools wie Lexware, sevdesk, BuchhaltungsButler oder einem individuellen ERP-System erstellen – über die DATEV-Datenservices (z. B. Rechnungsdatenservice, Belegbilderservice oder Buchungsdatenservice) übertragen Sie Rechnungs- und Belegdaten vollautomatisiert und inklusive Belegbild an DATEV. Doppelerfassungen gehören der Vergangenheit an.

Webshops und Payment-Anbieter: Sie verkaufen über Shopify, WooCommerce, Amazon oder eBay? Auch E-Commerce-Umsätze samt Zahlungsdienstleistern wie PayPal, Klarna oder Stripe binden wir über spezialisierte Schnittstellen-Tools an die Buchführung an – inklusive korrekter umsatzsteuerlicher Behandlung, auch bei internationalen Verkäufen.

Banken-Anbindung: Ihre Kontoumsätze fließen über den elektronischen Bankkontoauszug automatisch in die Buchführung ein. Zahlungseingänge und -ausgänge werden mit den passenden Belegen abgeglichen – bei Bedarf sogar mit automatisiertem Zahlungsverkehr direkt aus DATEV Unternehmen online heraus.

Kassensysteme: Gerade für Gastronomie, Einzelhandel und Dienstleister mit Bargeschäft ist die Kassenführung ein sensibles Thema. Moderne, TSE-konforme Kassensysteme lassen sich über die DATEV-Kassenschnittstelle (Kassendatenservice) direkt anbinden. Ihre Tagesabschlüsse und Kassenbewegungen werden automatisch und GoBD-konform übertragen – ohne manuelles Kassenbuch, ohne Übertragungsfehler und mit maximaler Sicherheit bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung.

Digitale Lohnabrechnung: Personalprozesse ohne Papier

Auch im Lohnbereich arbeiten wir vollständig digital. Über die Lohn-Vorerfassung stellen Sie uns Bewegungsdaten wie Stunden, Zuschläge oder neue Mitarbeiterdaten strukturiert und sicher bereit – Schnittstellen zu gängigen Zeiterfassungssystemen inklusive.

Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten ihre Abrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise digital über DATEV Arbeitnehmer online – jederzeit abrufbar, datenschutzkonform und ohne dass Sie Dokumente verteilen müssen.

Auswertungen für die Geschäftsführung, Bescheinigungen und Meldungen an Behörden laufen ebenfalls digital. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und entlastet Ihre Personalabteilung spürbar.

Digitales Reporting: Ihre Zahlen jederzeit im Blick

Eine tagesaktuelle Buchführung ist die Basis. Ihren wahren Wert entfaltet sie aber erst durch aussagekräftige Auswertungen. Deshalb bieten wir unseren Mandanten ein voll digitales Reporting direkt aus dem DATEV-Rechnungswesen:

• Auswertungen online, jederzeit abrufbar: Über DATEV Unternehmen online stellen wir Ihnen Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen digital bereit – BWA, Summen- und Saldenliste, offene Posten, Controllingreport und mehr. Kein Warten auf Papierausdrucke, kein Anruf in der Kanzlei nötig: Sie greifen zu, wann immer Sie Ihre Zahlen brauchen.
• Verständlich statt kryptisch: Moderne, grafisch aufbereitete Reports zeigen Umsatzentwicklung, Kostenstruktur, Liquidität und Ergebnis auf einen Blick und sind auch für Nicht-Buchhalter sofort verständlich. Auf Wunsch mit Vorjahresvergleich, Planzahlen und Branchenkennziffern.
• Individuelles Controlling: Für Mandanten mit größerem Informationsbedarf bauen wir das Reporting weiter aus, etwa mit unterjährigen Liquiditätsvorschauen, Kostenstellenauswertungen oder individuellen Kennzahlen-Dashboards, abgestimmt auf Ihre Branche und Ihre Steuerungsgrößen.
• Zahlen als Gesprächsgrundlage: Wir lassen Sie mit den Auswertungen nicht allein. In regelmäßigen digitalen Besprechungsterminen gehen wir Ihre Zahlen gemeinsam durch, ordnen Entwicklungen ein und leiten konkrete Handlungsempfehlungen ab.

So wird aus der Pflichtaufgabe Buchführung ein echtes Steuerungsinstrument für Ihr Unternehmen und Sie treffen Entscheidungen auf Basis aktueller Daten statt aus dem Bauch heraus.

Digitale Zusammenarbeit heißt: Wir sind immer nur einen Klick entfernt

Digitalisierung ist für uns kein Selbstzweck, sondern die Grundlage für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe:

• Transparenz in Echtzeit: Sie sehen jederzeit den Stand Ihrer Buchführung, offene Posten und aktuelle Auswertungen – nicht erst Wochen nach Monatsende.
• Ortsunabhängigkeit: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – der Zugriff auf Belege und Zahlen ist immer möglich. Termine mit uns finden auf Wunsch per Videokonferenz statt.
• Sichere Kommunikation: Dokumente und sensible Daten tauschen wir über verschlüsselte Kanäle aus, nicht per unsicherer E-Mail.
• Beratung statt Belegverwaltung: Weil Routineprozesse automatisiert laufen, bleibt mehr Raum für das, was wirklich zählt – Ihre steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung.

Praxistipp: Unsere Erfahrung zeigt: Der größte Zeitgewinn entsteht häufig nicht durch neue Software, sondern durch klar definierte Abläufe und eine konsequent digitale Zusammenarbeit.

Der Umstieg ist einfacher, als Sie denken

Viele Unternehmen scheuen den Schritt in die digitale Buchführung, weil sie Aufwand und Umstellungskosten fürchten. Unsere Erfahrung aus zahlreichen Digitalisierungsprojekten zeigt: Mit der richtigen Begleitung ist der Umstieg in wenigen Wochen geschafft – und rechnet sich schnell. Wir analysieren Ihre bestehenden Prozesse und Ihre Software-Landschaft, richten DATEV Unternehmen online gemeinsam mit Ihnen ein, binden Ihre Systeme über die passenden Schnittstellen an und schulen Sie und Ihr Team im Umgang mit den Tools. Auch danach bleiben wir dran: Wir beobachten neue Schnittstellen und Funktionen im DATEV-Ökosystem laufend und entwickeln Ihre Prozesse aktiv weiter, statt beim einmal Eingerichteten stehen zu bleiben.

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist für viele Unternehmen eine gute Gelegenheit, ihre Steuerprozesse insgesamt zu überprüfen – von der Belegerfassung über Freigabeprozesse bis zur Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei.

DATEV Unternehmen online – kompakt erklärt

Unsere Mandanteninformation zeigt die wichtigsten Funktionen und Vorteile von DATEV Unternehmen online – vom digitalen Belegaustausch über Auswertungen und Freigabeprozesse bis zur Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei.

Sie möchten Ihre Steuerprozesse strukturiert, effizient und zukunftssicher aufstellen?

Erfahren Sie, wie Unternehmen durch klare Abläufe, digitale Werkzeuge und eine moderne Zusammenarbeit mit ihrer Steuerkanzlei Zeit sparen und Risiken reduzieren.

FAQ – Antworten auf häufig gestellte Fragen zu DATEV Unternehmen online und digitaler Buchführung

Was kostet DATEV Unternehmen online?

Die monatlichen DATEV-Lizenzkosten sind mit ca. 20 EUR  überschaubar und richten sich nach dem gewählten Leistungsumfang und Belegvolumen. Dem gegenüber stehen deutliche Einsparungen: weniger Erfassungsaufwand, schnellere Prozesse und oft geringere Buchführungskosten durch effizientere Abläufe. In der Regel amortisiert sich der Umstieg schnell.

Gerne kalkulieren wir das für Ihren konkreten Fall!

Muss man die bisherige Software ersetzen, um digital mit Acconsis zusammenzuarbeiten?

Nein, in den meisten Fällen nicht. Unser Ansatz ist, Ihre bestehenden Systeme – Rechnungstool, Warenwirtschaft, Kasse, Zeiterfassung oder Webshop – über Schnittstellen anzubinden. Nur wenn eine Software keine sinnvolle Anbindung erlaubt, empfehlen wir Ihnen eine passende Alternative und begleiten den Wechsel.

Ist die digitale Belegablage rechtssicher? Darf man Papierbelege danach vernichten?

Ja, DATEV Unternehmen online archiviert Belege revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland und erfüllt die Anforderungen der GoBD. Beim sogenannten ersetzenden Scannen können Papierbelege nach der Digitalisierung grundsätzlich vernichtet werden – Voraussetzung ist eine dokumentierte Verfahrensweise, bei deren Erstellung wir Sie unterstützen. Einzelne Originaldokumente (z. B. notarielle Urkunden) sollten weiterhin aufbewahrt werden.

Wie lange dauert die Umstellung auf digitale Buchführung?

Das hängt von Ihrer Ausgangslage ab, typischerweise sprechen wir aber über wenige Wochen. Nach einer Analyse Ihrer Prozesse richten wir die Plattform ein, binden Ihre Systeme an und schulen Ihr Team. Meist starten wir zu einem Monatswechsel, damit der Übergang sauber verläuft – und ab dem ersten Tag begleiten wir Sie eng, bis alle Abläufe rundlaufen.