Gutscheine und Umsatzsteuer 2025/2026: Worauf Gastronomen jetzt achten müssen

Gutscheine sind die perfekte Geschenkidee: flexibel, persönlich und immer passend. Für Gastronomie- und Hotelbetriebe mit Gutscheinsystemen könnte dies jedoch zu einer Steuerfalle werden. Die aktuellen gesetzliche Änderungen im Umsatzsteuerrecht erfordern höchste Vorsicht in der buchhalterischen Erfassung von Gutscheinen, insbesondere für Gutscheine, die 2025 ausgestellt wurden. Die ersten Praxisfälle im neuen Jahr zeigen bereits, in welchen Details die Stolperfallen liegen

Einzweck- oder Mehrzweckgutschein? Umsatzsteuerliche Einordnung einfach erklärt

Umsatzsteuerlich ist Gutschein nicht gleich Gutschein. Entscheidend ist, ob bereits bei Ausgabe eindeutig feststeht, welche Umsatzsteuer auf die spätere Leistung anfällt.

Einzweckgutschein

Ein Einzweckgutschein liegt vor, wenn bei Ausgabe bzw. Übertragung der Ort der Leistung und die geschuldete Umsatzsteuer bereits bestimmbar sind. Dann entsteht die Umsatzsteuer bereits bei Ausgabe. Die spätere Einlösung ist umsatzsteuerlich nicht mehr als unabhängiger Umsatz relevant.

Klassische Beispiele für Einzweckgutscheine:

• Biermarke für „1 Maß Bier“
• „Frühstücksgutschein für 2“
• 50 €-Restaurantgutschein (ausschließlich Verzehr vor Ort)
• „1 Übernachtung im Doppelzimmer“.

Wichtig: Verfällt ein Einzweckgutschein ohne Einlösung, führt dieser Verfall in letzter Konsequenz zu einer Umsatzversteuerung des vereinnahmten Geldes.

Mehrzweckgutschein

Ein Mehrzweckgutschein liegt vor, wenn bei Ausgabe bzw. Übertragung der leistende Unternehmer, der Leistungsgegenstand bzw. der Ort noch nicht endgültig feststehen und deshalb die geschuldete Umsatzsteuer nicht bestimmbar ist.

Folglich ist die Ausgabe eines Mehrzweckgutschein im ersten Schritt für die Höhe der Besteuerung unbeachtlich. Erst bei Einlösung des Gutscheins ist der entsprechende der Umsatzsteuer zu unterwerfen.

Klassische Praxisbeispiele für Mehrzweckgutscheine:

• Hotel-Wertgutschein für Zimmer und Verpflegung
• „Volksfest-Markenheft“
• 50 € Restaurantgutschein ((Takeaway inbegriffen).

Zusammenfassend gilt: Je größer die Wahlfreiheit (Sortiment, Zeitpunkt, Speisen + Getränke), desto wahrscheinlicher liegt ein Mehrzweckgutschein vor.

In der Praxis erweist sich bei Unternehmern vor dem Hintergrund der nach hinten gelagerten Umsatzbesteuerung (bei Einlösung des Gutscheins) der Mehrzweckgutschein als präferiertes Instrument. Bei Verfall bzw. Nichteinlösung des Gutscheins liegt kein der Umsatzsteuer unterliegender Geschäftsvorfall vor.

Umsatzsteuer 2026: Wann Gutscheine für die Kasse zum Risiko werden

Seit 01.01.2026 müssen viele Gastronomiebetriebe bei Vor-Ort-Verzehr aufteilen: wo vorher häufig „einfach 19  %“ galt, gelten jetzt für Speisen 7  % und für Getränke 19  % Umsatzsteuer.

Das wirkt direkt in die Gutscheinlogik hinein:

• Mehrzweckgutscheine werden häufiger, weil bei Ausgabe oft nicht mehr klar ist, welche Steuer später geschuldet ist (z. B. bei Ausgabe eines klassischen Frühstücksgutscheins zum Verzehr vor Ort).
• Bei Einzweckgutscheinen aus 2025, die erst 2026 eingelöst werden, entsteht leicht ein Doppelbesteuerungs- oder Fehlsteuer-Risiko, wenn die Kasse die Einlösung fälschlich nochmals als steuerpflichtigen Umsatz behandelt.

Beispiel 1: Restaurant-Wertgutschein als „klassischer“ Mehrzweckgutschein

Fall: Gutschein 100 € wird am 20.12.2025 verkauft, einlösbar für Speisen und Getränke unabhängig vom Verzehrort. Einlösung am 10.01.2026: Speisen 70 €, Getränke 30 €.

Lösung: Das ist typischerweise ein Mehrzweckgutschein, weil er gegen Leistungen einlösbar ist, die dem ermäßigten oder dem Regelsteuersatz unterliegen – die Umsatzsteuer ist bei Ausgabe nicht abschließend bestimmbar.
Die Umsatzsteuer entsteht erst bei Einlösung – dann mit den ab 2026 geltenden Steuersätzen (Speisen 7 %, Getränke 19 %).

Beispiel 2: Frühstücksgutschein als Einzweckgutschein

Fall: Ein Café hat bis 31.12.2025 Frühstücksgutscheine verkauft und als Einzweckgutscheine behandelt (damals: eindeutiger Steuersatz 19 % bei Ausgabe). Einlösung erfolgt im Februar 2026 – nun wäre Speiseanteil 7 %, Getränk 19 %).

Lösung: Nach der Steuersatzänderung wandelt sich ein als Einzweckgutschein versteuerter Gutschein nicht „automatisch“ in einen Mehrzweckgutschein. Bei Einzweckgutscheinen ist die Ausgabe die steuerbare und steuerpflichtige Leistung; die spätere Einlösung ist unbeachtlich.

Wichtig zu wissen:

Die Konsequenz ist vor allem technisch wichtig: Wenn Ihre Kasse bei Einlösung trotzdem Umsatzsteuer ausweist, entsteht schnell ein Fehlerbild (Doppel- oder Fehlversteuerung).

Zuzahlungen auf den Gutscheinwert werden entsprechend der Neuregelungen ab 01.01.2026 (Aufteilung in 7 % auf Speisen und 19 % auf Getränke) behandelt.  

Praxistipps zur Gutschein-Umsatzsteuer: So vermeiden Sie Fehler

• Gutscheinportfolio typisieren: Die Abgrenzung zwischen Einzweck- und Mehrzweckgutscheinen entscheidet über den Steuerzeitpunkt. Pflegen Sie in Form von zwei sauber definierten Prozessen (Gutscheinausgabe und Gutscheineinlösung) Ihr Kassensystem, um Fehlerbilder zu vermeiden.

• Mehrzweckgutschein vs. Einzweckgutschein: Prüfen Sie Ihre Gutscheinarten. Diese können sich in Folge der Rechtsänderung ab 01.01.2026 bedeutend ändern. Mehrzweckgutscheine bieten steuerliche und betriebswirtschaftliche Vorteile.

• Testlauf durchführen: Handeln Sie alle möglichen Gutscheinszenarien an ihrem Kassensystem ab und dokumentieren Sie die Testergebnisse. Prüfen Sie dabei die zutreffenden steuerlichen Auswirkungen.

Korrekte Gutscheinabwicklung dank simulierter Kassennachschau

Angesichts der Umsatzsteuersenkung auf Speisen ab 01.01.2026 und der möglichen Steuerausfälle ist zu erwarten, dass die Finanzverwaltung bei Kassennachschauen und Betriebsprüfungen verstärkt ein Auge auf die korrekte Erfassung von Gutscheinen wirft.

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Gutscheinprozesse mit der Rechtsänderung korrekt abgebildet und im Kassensystem sauber und rechtskonform verarbeitet werden?

Dann lassen Sie Ihr Kassensystem im Rahmen einer simulierten Kassennachschau schnellstmöglich prüfen. Wir geben Ihnen konkrete, rechtsverbindliche Handlungsempfehlungen zur Umsetzung im Tagesgeschäft.

Sie haben Fragen oder Interesse an einer simulierten Kassennachschau? Melden Sie sich gerne.