Die Kleinunternehmerregelung im Umsatzsteuergesetz (UStG) wurde zum 01.01.2025 reformiert. Welche Folgen diese Veränderung für Kleinunternehmer hatte und hat, wann es sinnvoll ist, sich als Kleinunternehmer für die Regelbesteuerung zu entscheiden und wie die Rechnung eines Kleinunternehmers 2026 aussehen sollte, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wer klein anfängt, soll wenig Aufwand haben
Wer ein Unternehmen gründet, fängt in aller Regel klein an, in vielen Fällen auch mit kleinen Umsätzen. Genauso gibt es aber auch Einzelunternehmer etc., die grundsätzlich und auf Dauer aufgrund des Umfangs ihrer geschäftlichen Tätigkeit keine enormen Umsätze und Gewinne erzielen, beispielsweise weil sie ihre Tätigkeit im Nebenberuf ausüben.
Dem will das Umsatzsteuerrecht Rechnung tragen und „Kleinunternehmer“ entlasten. Aus diesem Grund existiert im Umsatzsteuerrecht die sog. Kleinunternehmerregelung: Sie soll den bürokratischen Aufwand reduzieren, indem vom Kleinunternehmer umsatzabhängig keine Umsatzsteuer erhoben und gegenüber dem Finanzamt abgerechnet werden muss.
Diese Regelung im Umsatzsteuergesetz (UStG) ist nicht neu, die gesetzlichen Rahmenbedingungen haben sich allerdings zum 01.01.2025 geändert. Grund genug, um sich die Anpassungen mit etwas zeitlichem Abstand genauer anzusehen.
Die Kleinunternehmerregelung: Was ist das?
Das Vereinnahmen und Abrechnen von Umsatzsteuer mit den Finanzbehörden ist ein nicht ganz unaufwändiges Verfahren, das vor allem viele Einzel- und Kleinunternehmen mit zusätzlichen Pflichten belastet.
Die Kleinunternehmerregelung setzt hier an: Unterhalb einer bestimmten Umsatzgrenze – nicht Gewinngrenze! – müssen Unternehmer bzw. Unternehmen keine Umsatzsteuer auf Leistungen erheben, damit nicht an das Finanzamt abführen und in der Folge grundsätzlich keine Umsatzsteuervoranmeldung und keine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben.
Hinweis: Es gibt auch hier Ausnahmen! Bezieht ein Kleinunternehmer steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe oder erhält Leistungen nach § 13b UStG (Reverse Charge), schuldet auch der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer und muss entsprechende Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Umsatzsteuer-Jahreserklärungen abgeben.
Wer ist Kleinunternehmer im Sinne des Gesetzes?
Wie bereits angedeutet, hängt die Eigenschaft als Kleinunternehmer von einer bestimmten Umsatzgrenze je Kalenderjahr ab. Hier gab es zum 01.01.2025 eine Veränderung, die gesetzliche Regelung wurde ausgeweitet und angepasst.
§ 19 Abs. 1 UStG definiert heute ausdrücklich, dass die Umsätze eines in Deutschland ansässigen Unternehmers umsatzsteuerfrei sind, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.
Zum besseren Überblick hier ein Vergleich der Regelungen, die bis zum 31.12.2024 galten und seit dem 01.01.2025 gelten.
Bis 31.12.2024
- Vorjahresumsatz max. 22.000 €
- Laufendes Jahr voraussichtlich max. 50.000 €
- Umsatzsteuer wurde „nicht erhoben“
- Prognose für das laufende Jahr entscheidend
- Kleinunternehmerregelung grundsätzlich national
Wer sich in diesem Rahmen bewegte, konnte darauf verzichten, Umsatzsteuer zu erheben. Wer bis Ende 2024 die Voraussetzungen erfüllte, hatte somit die Wahl, Umsatzsteuer zu erheben oder darauf zu verzichten.
Seit 01.01.2025
- Vorjahresumsatz max. 25.000 €
- Laufendes Jahr tatsächlich max. 100.000 €
- Umsätze sind nun steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG)
- Tatsächliches Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze entscheidend
- Neue EU-Kleinunternehmerregelung über § 19a UStG
Betrachtet man diese Aspekte im Detail, wird deutlich: Es kam zu einem Systemwechsel. Die Umsatzgrenze bis Ende 2024 (50.000 €) war eine Prognose, das Überschreiten dieser Umsatzgrenze während des laufenden Jahres war für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht relevant.
Genau das hat sich nun geändert: Wird die 100.000-Euro-Grenze nun überschritten, entfällt die Kleinunternehmerregelung im laufenden Jahr bereits für den gesamten Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird.
Ab dem Zeitpunkt des Überschreitens der Grenze müssen Unternehmen bzw. Unternehmer unmittelbar Umsatzsteuer erheben und in der Folge abführen.
Hinweis: Die 100.000-Euro-Grenze gilt es also nun, laufend im Blick zu behalten, wenn sich Umsätze in diesem Umfang positiv entwickeln.
Eine weitere wichtige Neuerung betrifft Neugründer: Bei Neugründung eines Unternehmens war bislang auf den voraussichtlichen Umsatz des laufenden Kalenderjahres abzustellen, der durch Prognose zu ermitteln war.
Seit 2025 starten Neugründer automatisch als Kleinunternehmer, ohne eine Prognose abgeben zu müssen. Bereits der gesamte Umsatz, mit dem im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro überschritten wird, führt zu einer sofortigen Beendigung der Kleinunternehmerregelung und unterliegt ab diesem Zeitpunkt der Umsatzsteuer-Regelbesteuerung.
Hinweis: Mit der Anpassung ab dem 01.01.2025 kam es zu einem wirklichen Systemwechsel: Bis zum 31.12.2024 war die Regelung keine „Steuerbefreiung“, sondern die Umsatzsteuer wurde bei Kleinunternehmern nicht erhoben. Seit 01.01.2025 sind Unternehmer und Unternehmen bis zum Erreichen der Umsatzgrenzen tatsächlich umsatzsteuerbefreit. Seitdem DARF ein Kleinunternehmer in seinen Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, solange er Kleinunternehmer ist. Tut er dies doch, schuldet er grundsätzlich die unrichtig ausgewiesene Umsatzsteuer.
Wie ermittelt man die relevanten Umsatzgrenzen?
Die Ermittlung der relevanten Umsatzgrenzen erfolgt auf der Grundlage der tatsächlich vereinnahmten Entgelte. § 19 Abs. 2 UStG definiert, dass für die Berechnung des Gesamtumsatzes die Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG maßgeblich ist.
Bestimmte steuerbefreite Umsätze sowie Umsätze aus der Veräußerung von Wirtschaftsgütern im Anlagevermögen eines Unternehmens werden damit in der Berechnung der Umsatzgrenzen nicht berücksichtigt.
Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Die Vorteile der Kleinunternehmerregelung liegen auf der Hand. Wer die Voraussetzungen erfüllt, muss keine Steuern erheben und abführen und vermeidet den damit verbundenen bürokratischen Aufwand der Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umsatzsteuer-Jahreserklärungen.
Diesen Vorteil „bezahlt“ man mit einem Nachteil. Denn Kleinunternehmer können keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Das bedeutet: Eine Erstattung bzw. Verrechnung von Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen (Waren, Dienstleistungen etc.) ist nicht möglich.
Insofern gilt es – bestenfalls mit externer professioneller Unterstützung –, sich genau zu überlegen, ob man sich auf die Kleinunternehmerregelung berufen will oder sich für die Option Regelbesteuerung entscheidet, da der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung den Unternehmer mindestens für fünf Kalenderjahre bindet.
Wann macht es Sinn, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten?
Wie eh und je ist es auch nach dem 01.01.2025 möglich, auf die Steuerbefreiung aus § 19 Abs. 1 UStG zu verzichten und sich für die Regelbesteuerung zu entscheiden (§ 19 Abs. 3 UStG). Damit verbunden ist dann die Pflicht, Steuer zu erheben, abzuführen und die entsprechenden Erklärungen abzugeben.
Hinweis: Dieser Verzicht bindet in der Regel für fünf Jahre, um einen ständigen Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung zu verhindern.
Die praktische Folge: Der Unternehmer erstellt nun Rechnungen mit Umsatzsteuer und führt diese an das Finanzamt ab. Quasi im Gegenzug kann er dafür grundsätzlich den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG in Anspruch nehmen, also eingenommene mit ausgegebener Umsatzsteuer verrechnen.
Vor allem bei hohen Investitionen z. B. im Zusammenhang mit der Unternehmensgründung kann es deswegen wirtschaftlich sinnvoll sein, sich für die Regelbesteuerung zu entscheiden. Außerdem ist die Regelbesteuerung grundsätzlich sinnvoll, wenn das Unternehmen selbst überwiegend an andere Unternehmer und nicht an Privatkunden leistet.
Wie muss die Rechnung eines Kleinunternehmers aussehen?
Für Kleinunternehmer gelten seit 01.01.2025 folgende Pflichtangaben für die Ausstellung von Rechnungen:
- vollständiger Name von Unternehmer und Leistungsempfänger,
- vollständige Adresse von Unternehmer und Leistungsempfänger,
- Steuernummer, Umsatzsteuer-ID bzw. Kleinunternehmer-ID des Unternehmers,
- Rechnungsdatum,
- Art / Menge bzw. Umfang gelieferter Gegenstände oder erbrachter Leistung,
- Preis in Summe ohne Umsatzsteuer, aber mit Hinweis auf Kleinunternehmerregelung (z. B. „Leistung erfolgt unter Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gem. § 19 UStG“).
Hinweis: Ein Kleinunternehmer muss keine E-Rechnung ausstellen, er muss aber E-Rechnungen empfangen können!
Einführung einer EU-grenzüberschreitenden Kleinunternehmerregelung
Und auch im europäischen Geschäftsverkehr gibt es zwischenzeitlich eine Kleinunternehmer-Regelung: Seit Anfang 2025 können Steuerbefreiungen für Kleinunternehmer unter bestimmten Voraussetzungen auch bezüglich grenzüberschreitender Umsätze innerhalb der EU in Anspruch genommen werden. Die Regelung gilt für in der EU ansässige Kleinunternehmen, deren Gesamtjahresumsatz in allen EU-Mitgliedstaaten sowohl im Vorjahr als auch im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Die Unternehmen müssen außerdem die nationalen Schwellenwerte einhalten, die von dem Mitgliedstaat festgelegt wurden, in dem sie die Befreiung in Anspruch nehmen wollen.
Hinweis: Ein neues Meldeverfahren wurde in § 19a UStG geregelt. Mehr dazu unter: BZSt – Europäische Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung).
Kleinunternehmerregelung ja oder nein: eine individuelle Entscheidung
Die Kleinunternehmerregelung soll kleine und Einzelunternehmen entlasten. In vielen Fällen ist die Regelbesteuerung auch bei kleineren Umsätzen unterhalb der Umsatzschwelle für die Kleinunternehmerregelung sinnvoll.
Ist es wirtschaftlich, sprich: steuerlich, sinnvoll, ist es also auch für kleine Unternehmen und Einzelunternehmer ratsam, sich auf freiwilliger Basis für die Regelbesteuerung zu entscheiden. Ob das der Fall ist, sollte man allerdings wegen der langen Bindungswirkung der Entscheidung mit einem Experten bzw. einer Expertin für Umsatzsteuerrecht abklären.
ACCONSIS unterstützt Sie als steuerlicher Ansprechpartner bei allen Fragen zur Umsatzsteuer.
Warum frühzeitige Planung auch bei anderen unternehmerischen und privaten Entscheidungen wichtig ist, erfahren Sie in unserem Beitrag „Steuergestaltung 2026: Warum viele Potenzial verschenken“.
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FAQ – Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Kleinunternehmerregelung
Wer gilt seit 2025 als Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer gilt, wer im Vorjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 25.000 Euro erzielt hat und im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro nicht überschreitet. Wird die Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung ab diesem Zeitpunkt.
Kann man auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja. Unternehmer können auch seit dem 01.01.2025 auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG verzichten und sich für die Regelbesteuerung entscheiden. Das kann insbesondere bei hohen Investitionen oder überwiegend unternehmerischen Kunden sinnvoll sein. Der Verzicht bindet grundsätzlich für fünf Jahre.
Müssen Kleinunternehmer Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben?
Grundsätzlich nicht. Ausnahmen gelten jedoch insbesondere bei steuerpflichtigen innergemeinschaftlichen Erwerben oder bei Leistungen, für die der Kleinunternehmer nach § 13b UStG die Umsatzsteuer schuldet. In diesen Fällen können Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung erforderlich sein.
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