Schätzungen wegen Technikfehler? Wenn der Datenexport ans Finanzamt zum Steuerrisiko wird

Die Kasse ist der Dreh- und Angelpunkt in jedem Gastronomie-Betrieb – vom Frühstücksbrötchen bis zur letzten Runde an der Bar. Seit 2023 gilt: Schon ein technischer Fehler beim Datenexport kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen. Werden Kassendaten nicht im geforderten Standardformat bereitgestellt, darf geschätzt werden – im Extremfall bis zur Vollschätzung. Die Rechtsgrundlage dafür findet sich in § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO.

Was gilt beim Datenexport?

Form schlägt Inhalt. Wenn digitale Schnittstellen oder Exportformate falsch, unvollständig oder inkompatibel sind, wiegt der saubere Datenexport schwerer als gute Absichten. Selbst korrekt gebuchte Umsätze schützen dann nicht automatisch vor Schätzungen.

Die Pflicht zum korrekten digitalen Datenexport betrifft dabei nicht nur die Kasse im engeren Sinne. Sie betrifft insbesondere drei Bereiche:

• TSE: Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist seit dem 01.01.2020 für elektronische Aufzeichnungssysteme verpflichtend (gesetzliche Grundlage seit 2016). Die mit der Kasse erfassten Daten sind im Prüfungsfall standardisiert bereitzustellen, u. a. nach §146a AO und den Vorgaben der KassenSichV/DSFinV-K.
• DLS: Die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) ist seit 2018 verbindlich. Lohnkonten müssen für die Lohnsteuer-Außenprüfung einheitlich exportiert werden – unabhängig von der eingesetzten Software (u. a. § 41 Abs. 1 Satz 7 EStG i. V. m. § 4 Abs. 2a LStDV).
• Zukünftig: Einheitliche Datenschnittstelle für Außenprüfungen. Das Bundesfinanzministerium arbeitet gerade an einer Verordnung zu einheitlichen digitalen Schnittstellen und Datensatzbeschreibungen für den standardisierten Export aufbewahrungspflichtiger Buchführungsdaten (§ 147b AO).

Warum trifft das die Gastronomie besonders?

Viele Betriebe arbeiten mit soliden, aber älteren Kassensystemen oder Insellösungen, die im Alltag zuverlässig laufen, beim Datenexport allerdings an ihre Grenzen stoßen.

Die Abläufe sind komplex: Tische werden zusammengelegt oder getrennt, Rechnungen gesplittet, Bestellungen storniert, Happy-Hour-Preise wechseln, To-go und Inhouse müssen sauber getrennt sein, dazu kommen Lieferservice, Gutscheine und Trinkgelder. All das muss im Datenpaket konsistent und nachvollziehbar auftauchen – inklusive Zeitstempeln, Bedienern, Zahlarten und TSE-Informationen.

Funktioniert der Export in der Außenprüfung nicht reibungslos, steigt das Risiko für Schätzungen.

Ihr 5-Punkte-Plan aus der Praxis

1. Datenexport-Test jetzt. Führen Sie einen vollständigen Probe-Export Ihrer Kassendaten im geforderten Standardformat durch. Prüfen Sie, ob sich das Paket öffnen und auswerten lässt und ob Belege, Stornos, Umbuchungen, Zahlarten, Bediener, Zeitstempel und TSE-Daten stimmig sind. Halten Sie Datum, Systemversion und Ergebnis in einem kurzen Protokoll fest.

2. Updates und Umrüstung. Sprechen Sie mit Ihrem Kassenanbieter, welche Schnittstellen- oder Format-Updates verfügbar sind und wie der Export stabilisiert werden kann. Rechnen Sie ehrlich: Sehr alte Systeme rechtzeitig zu ersetzen ist oft günstiger, als später Streit und Schätzungen zu riskieren.

3. Verfahrensdokumentation – kurz und klar. Beschreiben Sie, wer was wie macht: Kassenbedienung, Rollen und Rechte, Stornofreigaben, Tagesabschluss, Datenexport. Dokumentieren Sie die Gastro-Sonderfälle wie Tischwechsel, Splits, Gutscheine, Lieferdienste, Events und Trinkgeld. Jede Änderung wird datiert – mehr braucht es nicht.

4. Trocken-Betriebsprüfung. Simulieren Sie eine Außenprüfung: Können Sie vollständig, prüfbar und im Standardformat liefern – ohne Hektik und Nacharbeiten? Wenn Lücken sichtbar werden, ergibt sich daraus Ihre To-do-Liste für Anbieter, IT und Schulung.

5. Team fit machen. Setzen Sie kurze Trainings für Service und Theke auf: korrekte Tastenfolgen, Stornos, Umbuchungen, Trinkgelder. Ein kurzer Kassenleitfaden (ein bis zwei Seiten) direkt am Point of Sale (POS) verhindert Fehler im Alltag und spart im Ernstfall Nerven

Fazit

Die Technik entscheidet mit. Wer Kassendaten standardisiert, vollständig und prüfbar exportieren kann – und beim Lohn die DLS sauber nutzt – nimmt Prüfern den Wind aus den Segeln. Schätzungen lassen sich so oft vermeiden.

Und falls doch geschätzt wird, bleibt unsere klare Einschätzung: Formfehler sind kein Ersatz für fehlende Substanz. Aus unserer Sicht bricht § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO mit der bisherigen Linie der Rechtsprechung, nach der nur wesentliche formelle Mängel Hinzuschätzungen rechtfertigen dürfen. Schätzungen dürfen nicht „erziehen“, sondern müssen die Realität des Betriebs treffen. Überzogene Hinzuschätzungen werden von Gerichten immer wieder zurückgestutzt, wenn die Begründung des Finanzamts nicht trägt.

Umso wichtiger ist es jetzt, exportfit zu werden, Prozesse schlank zu dokumentieren und das Team zu schulen – dann bleibt die Kasse das, was sie sein soll: ein Gewinnbringer, kein Risiko.

Sie haben Fragen zum Thema Datenexport und mögliche Schätzungen wegen Technikfehlern? Kommen Sie gerne auf uns zu.