Rückzahlung von Fortbildungskosten: Diese Regeln gelten   

Arbeitgeber übernehmen oft Fortbildungskosten für ihre Mitarbeiter. Einen gesetzlichen Rückzahlungsanspruch haben Arbeitgeber gegen Arbeitnehmer aber nicht, wenn Arbeitnehmer das Unternehmen z. B. kurz nach einer Fortbildung verlassen. (Arbeits-)Vertragliche Regelungen zur Rückzahlung von Fortbildungskosten können dieses Problem aber interessengerecht lösen.

Fortbildungskosten: Investment in Mitarbeiter!  

Fortbildungskosten für eigene Mitarbeiter sind ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor: Die Fortbildung als solche schlägt zu Buche, hinzu kommen oft Reisekosten, Unterbringung und Verpflegung sowie Kosten für ausgefallene Arbeitszeit etc. Vor allem bei mehrwöchigen bzw. mehrmonatigen Fortbildungen kann einen Arbeitgeber so etwas viel Geld kosten.

Insofern haben Arbeitgeber ein gewisses Interesse daran, dass dieses Investment in die eigenen Mitarbeiter dem Unternehmen auch erhalten bleibt.

Aber: Vor allem, wenn der Fortbildungserfolg ausbleibt oder Arbeitnehmer das Unternehmen kurz nach einer Fortbildung verlassen, verpufft dieses Investment für den Arbeitgeber. Denn einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Fortbildungskosten gibt es für diese Fälle nicht. 

Erstattung von Fortbildungskosten muss geregelt sein

Eine Erstattung bzw. Rückzahlung von Fortbildungskosten – ganz oder in Teilen – ist nur möglich, wenn sie zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbart ist und sich die Vereinbarung an bestimmte rechtliche Vorgaben hält.

Wichtig! In Ausbildungsverträgen und vergleichbaren Verträgen sind solche Klauseln – zumindest für die Erstattung der Ausbildung – verboten und unwirksam (§§ 12 Abs. 2 BBiG, § 26 BBiG).

Erstattungsklauseln: im Arbeitsvertrag oder mit nachträglicher Vereinbarung

Dabei ist es möglich, dass die Rückzahlungsvereinbarung mit allen Details entweder von vornherein im Arbeitsvertrag geregelt wird. Dann herrscht von Beginn an Klarheit zu diesem Thema. Genauso können Arbeitgeber und Arbeitnehmer aber auch Regelungen zur Erstattung von Fortbildungskosten – generell oder für einen Einzelfall – nachträglich und zusätzlich zum Arbeitsvertrag treffen. Wichtig ist dann lediglich, dass die Vereinbarung geschlossen wird, bevor die Fortbildung stattfindet, auf die sich die Regelung beziehen soll.

Wann sind Erstattungsklauseln überhaupt möglich?

Ganz grundsätzlich sind Rückerstattungsklauseln immer dann möglich, wenn die Klausel für den Fall greifen soll, dass  

• das Fortbildungsziel schuldhaft verfehlt wurde,
• der Arbeitnehmer selbst aus einem nicht vom Arbeitgeber zu vertretenden Grund gekündigt hat oder   
• der Arbeitgeber aus einem Grund kündigt, den der Arbeitnehmer zu vertreten hat, insbesondere fristlos aus wichtigem Grund.

Zulässig sind derartige Klauseln also nur, wenn für die Rückerstattung das Verhalten des Arbeitnehmers maßgeblich ist. Gründe aus der Sphäre des Arbeitgebers wie z. B. betriebsbedingte oder krankheitsbedingte (= personenbedingte) Kündigungen etc. sind hingegen nicht als Anknüpfungspunkt für Erstattungsklauseln geeignet.

Nicht zuletzt gilt: Ist eine Rückerstattungsklausel zu undifferenziert – legt also die Voraussetzungen eines Erstattungsanspruchs gar nicht oder nicht konkret genug fest –, ist sie unwirksam. Hier kommt es dann auf die genaue Formulierung an.

Worauf müssen Arbeitgeber noch achten?

Neben der Tatsche, dass Rückzahlungsklauseln an sich nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich sind, sind auch in der Umsetzung bestimmte Aspekte zu beachten.  

Das gilt vor allem, wenn die Rückzahlungsklauseln im Arbeitsvertrag einseitig vom Arbeitgeber vorgegeben werden und damit einer relativ strikten AGB-Kontrolle nach §§ 305 ff. BGB unterliegen.

Deswegen müssen Rückzahlungsklauseln in Arbeitsverträgen unter anderem klar und verständlich formuliert sein und dürfen den Arbeitnehmer insgesamt nicht unangemessen benachteiligen.

Folgende Aspekte müssen deswegen berücksichtigt werden:

• Die Rückzahlung/Erstattung von Fortbildungskosten an sich ist nur dann keine unangemessene Benachteiligung, wenn die Fortbildung die Arbeitsmarktchancen des Arbeitnehmers verbessert hat (z. B. neue Fähigkeiten, Zusatzqualifikation oder stärkere Spezialisierung).   

• Grundsätzlich ist es zwar zulässig, die Übernahme von Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber an eine gewisse Verweildauer des Arbeitnehmers im Unternehmen zu koppeln. Eine zu lange sog. Bindungsdauer ist allerdings eine unangemessene Benachteiligung. Bindungsdauer, Fortbildungsdauer und Fortbildungskosten müssen im richtigen Verhältnis zueinander stehen, dazu hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) Leitlinien entwickelt. Ebenso ist der Rückzahlungsbetrag entsprechend der Verweildauer des Arbeitnehmers im Unternehmen nach Abschluss der Fortbildung zu kürzen.

• Der Erstattungsanspruch darf nicht über die Kosten hinausgehen, die die Fortbildung tatsächlich insgesamt verursacht hat.

Wenn eine Rückerstattung von Fortbildungskosten individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer verhandelt wird, gelten diese strengen Vorgaben der AGB-Kontrolle zwar nicht unmittelbar. Aber auch individuelle Vereinbarungen dazu sollten sich in diesem Rahmen bewegen.