Sozialversicherungsprüfung und Lohnsteueraußenprüfung – was gilt es künftig zu beachten?

Im Rahmen der unregelmäßig angesetzten Lohnsteueraußenprüfung wird kontrolliert, ob Arbeitgeber die Lohnsteuer für ihre Mitarbeitenden ordnungsgemäß abführen. Bei der Sozialversicherungsprüfung prüft die Deutsche Rentenversicherung alle vier Jahre unter anderem, ob die Beiträge zur Sozialversicherung korrekt abgeführt wurden.

Unsere Erfahrung zeigt: Die Prüfer schauen immer genauer hin und fordern mehr Informationen bzw. Nachweise.

Was gilt es zu beachten? Tipps aus der Praxis.


Sozialversicherungsprüfung und Lohnsteueraußenprüfung im Blick

Lohnsteueraußenprüfung – Prüfzeitraum sind die letzten 4 Jahre

Schwerpunkte der Prüfung sind die Überprüfung der Finanzbuchhaltung und der Lohn- und Gehaltskonten auf Inhalte, die fehlerhaft oder nicht besteuert worden sind.

Insbesondere werden folgende Dokumente und Unterlagen angefragt:

  • Sach-, Lohn und Gehaltskonten aus der Buchhaltung
  • Stundenaufzeichnungen, Stundenprotokolle aller Arbeitnehmer
  • Kassenbuch
  • Lohn- und Finanzbuchhaltungsjournale
  • Alle Dokumente des Fuhrparks (Leasingverträge, Rechnungen Autokauf)
  • Fuhrparklisten
  • Rechnungen Betriebsveranstaltungen inklusive Teilnehmerlisten
  • Nachweise Jobtickets
  • Rechnungen für Geschenke an Arbeitnehmer und Kunden ( mit Information, an wen die Geschenke gegangen sind )
  • Bestätigung über Fahrzeugabgabe / Fahrzeugrückgabe an Leasinggeber
  • Zusatz zum Arbeitsvertrag über Änderungen von Fahrten Wohnung / Arbeit bei Nutzung eines Dienstwagens (beispielsweise bei zukünftiger Homeoffice-Tätigkeit); ACHTUNG: Fahrten Wohnung / Arbeit dürfen nur gekürzt oder auf null gesetzt werden wenn die Veränderung des Arbeitsortes auf Dauerhaftigkeit ausgelegt ist. Krankheit, Urlaub oder Kurzarbeit zählen nicht dazu.
  • Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge -hier ist immer ein Fahrtenbuch zu führen
  • Fahrtenbücher bei Nutzung eines Dienstwagens, wenn Fahrtenbuchmethode gewählt wurde
  • Rechnungen aller Arten von Sachzuwendungen an den Arbeitnehmer
  • Bestätigung 1. Dienstverhältnis Energiepreispauschale (Minijobber)
  • Arbeitsverträge & Betriebsvereinbarungen

Zu beachten ist: Alle aufgeführten Dokumente müssen in der Lohnabteilung gemeldet werden, gegebenenfalls von der Finanzbuchhaltung. Nur dann kann sichergestellt werden, dass alle steuerpflichtigen Aufwendungen ordnungsgemäß berücksichtigt werden.

Sozialversicherungsprüfung durch die DRV – Prüfzeitraum sind die letzten 4 Jahre

Schwerpunkte der Prüfung sind die Überprüfung der Versicherungspflicht der Arbeitnehmer, ordnungsmäße Meldung aller Sozialversicherungsbeiträge, Meldung an die Unfallversicherung und die Abgabe an die Künstlersozialkasse.

Insbesondere werden folgende Dokumente und Unterlagen angefragt:

  • Befreiungsanträge Rentenversicherung bei Minijobbern
  • Stundenaufzeichnungen, Stundenprotokolle von Minijobbern
  • Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten
  • Informationen zu freien Mitarbeitern (Scheinselbständigkeit)
  • Nachweise Praktikanten (Nachweis Hochschule / Schule bei vorgeschriebenen Praktika)
  • Nachweis private Krankenversicherung bei Minijobbern
  • Überprüfung der Berufsmäßigkeit kurzfristig beschäftigte Mitarbeiter
  • Statusfeststellungsverfahren bei Beschäftigung von Familienangehörigen und gegebenenfalls bei angestellten Gesellschaftern
  • Zu beachten ist: Im Rahmen der Sozialversicherungsprüfung werden zusätzlich ebenfalls Sachkonten aus der Finanzbuchhaltung angefordert. Alle Dokumente und Unterlagen, welche für die Lohnsteueraußenprüfung angefordert werden, sind in aller Regel auch für die Sozialversicherungsprüfung vorzulegen. Notwendige Dokumente sind von der Finanzbuchhaltung an die Lohnabteilung weiterzuleiten. Nur dann kann sichergestellt werden, dass alle sozialversicherungspflichtigen Aufwendungen ordnungsgemäß berücksichtigt werden.

Tipp: Bewahren Sie diese Dokumente gesondert auf, um Sie bei entsprechender Aufforderung des Prüfers zeitnah vorlegen zu können.

Haben Sie noch Fragen zu diesen beiden Themen?

Pia Lösch

Pia Lösch

Fachbereichsleiterin Lohn und Gehalt

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