Digitale Entgeltunterlagen werden Pflicht. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch führen und aufbewahren. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Personalakten rechtzeitig zu digitalisieren und sich gleichzeitig auf zukünftige Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie vorzubereiten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Elektronische Entgeltunterlagen werden ab 1. Januar 2027 zum Regelfall.
- Die bisher mögliche Befreiung von der elektronischen Führung endet zum 31. Dezember 2026.
- Betroffen sind Unternehmen jeder Größe.
- Die Unterlagen müssen GoBD-konform archiviert und maschinell auswertbar sein.
- Digitale Personalakten unterstützen zugleich die Vorbereitung auf künftige Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie.
BVV-Pflicht: Welche Anforderungen gelten ab 2027?
Mit § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensordnung (BVV) hat der Gesetzgeber klargestellt: Entgeltunterlagen müssen künftig elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Diese Regelung ist verabschiedet und mit Stichtag 1. Januar 2027 geltendes Recht.
Die letzte Möglichkeit zur Befreiung von der elektronischen Führung läuft am 31. Dezember 2026 aus. Betroffen sind alle Arbeitgeber, vom Kleinstbetrieb bis zum Konzern. Zudem gilt: Alle Unterlagen ab dem 1. Januar 2022 müssen grundsätzlich digital verfügbar sein, bei bestehender Befreiung ab 1. Januar 2027.
Zu den gemäß § 8 Abs. 2 BVV betroffenen 21 Positionen gehören unter anderem:
- Arbeits- und Ausbildungsverträge
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Urlaubs- und Krankheitskonten
- Zuschlagskonten
- Meldungen zur Sozialversicherung
- Bescheide der Sozialversicherungsträger
- Monatliche Beschäftigtenverzeichnisse
- Steuerliche Bescheinigungen.
Welche technischen Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen?
Die technischen Anforderungen orientieren sich an den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form):
- revisionssichere, unveränderliche Archivierung mit Prüfprotokoll
- jederzeit maschinell auswertbar
- GoBD-konform und DSGVO-gerecht (rollenbasierter Zugriff, Versionierung).
Digitale Entgeltunterlagen: Risiken bei Nichtumsetzung
Unternehmen sollten die Umstellung nicht aufschieben. Fehlende oder nicht ordnungsgemäß geführte Entgeltunterlagen können im Rahmen von Betriebsprüfungen zu erheblichen Problemen führen.
Mögliche Folgen sind:
- Verzögerungen bei Betriebsprüfungen
- zusätzlicher Prüfungsaufwand
- Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen
- Compliance-Risiken
- Reputationsschäden.
Je näher der Stichtag rückt, desto schwieriger wird zudem eine geordnete Migration bestehender Unterlagen.
EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Verabschiedet – die nationale Umsetzung steht noch aus
Neben der Digitalisierungspflicht sollten Unternehmen bereits heute die Entwicklungen rund um die EU-Entgelttransparenzrichtlinie im Blick behalten.
Die Richtlinie wurde auf europäischer Ebene verabschiedet und ist damit geltendes EU-Recht. Nun muss sie noch in nationales Recht umgesetzt werden, um unmittelbar in Deutschland zu gelten. Diese Transformation kann theoretisch bis Ende Dezember 2026 erfolgen, mit Wirkung ab 1. Januar 2027.
Dies bedeutet im Klartext: Unternehmen könnten sich ohne jede Vorbereitungszeit mit neuen gesetzlichen Anforderungen konfrontiert sehen. Deshalb empfiehlt es sich, sich schon jetzt mit den Vorgaben der EU-Richtlinie vertraut zu machen.
Die Richtlinie staffelt die Anforderungen nach Betriebsgröße:
Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten
- kein regelmäßiger Entgeltbericht
- Auskunftsrechte für Beschäftigte
- Transparenzpflichten im Bewerbungsprozess
Unternehmen mit 100 bis 249 Beschäftigten
- Jährliche Berichtspflicht
Unternehmen ab 250 Beschäftigten
- Umfassende Reporting-Pflicht
Kernanforderungen der Richtlinie umfassen unter anderem:
- Gehaltsangaben in Stellenausschreibungen
- Verbot von Gehaltsfragen im Bewerbungsgespräch
- Wegfall von Verschwiegenheitsklauseln zum eigenen Gehalt
- Detaillierte Berichtspflichten zum Gender Pay Gap.
Besondere Aufmerksamkeit verdient das Konzept des Phantomlohns: Liegt das tatsächliche Gehalt eines Mitarbeiters nachweislich unter dem Durchschnittsentgelt für vergleichbare Tätigkeiten, kann die Deutsche Rentenversicherung Sozialversicherungsbeiträge auf die Differenz nachfordern – und zwar zunächst sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmeranteil. Zusätzlich besteht ein zivilrechtlicher Anpassungsanspruch des Arbeitnehmers.
Digitale Personalakte als strategische Brücke: Zwei Pflichten, eine Lösung
Wer ohnehin über die BVV-Pflicht ab 2027 nachdenkt, sollte den Schritt zur digitalen Personalakte als strategische Investition begreifen – nicht als zusätzliche Belastung. Denn eine GoBD-konforme digitale Personalakte adressiert beide Herausforderungen auf einmal:
- BVV-Pflicht: Alle 21 geforderten Unterlagen revisionssicher, maschinell auswertbar und jederzeit verfügbar.
- Entgelttransparenz: Strukturierte Gehalts- und Vergütungsdaten sind die Basis für Gender-Pay-Gap-Analysen, Quartils-Berichte und Auskunftspflichten.
- Effizienz: Erfahrungswerte zeigen 15–60 % Zeitersparnis in der Entgeltverwaltung, abhängig von Unternehmensgröße und Ausgangslage.
- ROI: Praxisberichte zeigen einen ROI von über 60 % p. a. bereits für mittelgroße Unternehmen.
Unsere Empfehlung für Unternehmen
Nutzen Sie die durch den Wegfall der BVV-Befreiungsmöglichkeit ab 1. Januar 2027 erzwungene Digitalisierung als Chance, gleichzeitig die Infrastruktur für die Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie aufzubauen.
Folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
- Bestandsaufnahme vorhandener Personal- und Entgeltunterlagen. Welche Unterlagen liegen wo? Gibt es Papierarchive?
- Evaluierung einer GoBD-konformen Software-Lösung und Start des Digitalisierungsprojekts
- Überprüfung der Gehaltsstrukturen im Hinblick auf künftige Entgelttransparenz-Tauglichkeit
- Rechtzeitige Migration vor dem Jahresende 2026.
Fazit
Die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ab 2027 ist für viele Unternehmen der Anlass, bestehende Personalprozesse zu modernisieren.
Wer frühzeitig auf eine GoBD-konforme digitale Personalakte umstellt, schafft die Grundlage für eine reibungslose Betriebsprüfung, erfüllt die Anforderungen der BVV und bereitet sein Unternehmen gleichzeitig auf zukünftige Transparenz- und Dokumentationspflichten vor.
Digitale Personalverwaltung zukunftssicher aufstellen
Die Umstellung auf digitale Entgeltunterlagen ist mehr als eine gesetzliche Pflicht. Eine GoBD-konforme digitale Personalakte schafft die Grundlage für eine reibungslose Betriebsprüfung und unterstützt Unternehmen dabei, künftige Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie effizient umzusetzen.
Wir unterstützen Sie bei der Auswahl geeigneter Lösungen sowie bei der rechtssicheren und praxisgerechten Umsetzung.
Ihre ACCONSIS Ansprechpartnerin
Kerstin Weidenbach-Koschnike
Diplom-Kauffrau
Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin
Geschäftsführerin der ACCONSIS
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Weiterführende Links zu Entgeltunterlagen
BVV § 8 Abs. 2 – Bundesrecht (gesetze-im-internet.de)
EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz (EUR-Lex)
Häufige Fragen zu Entgeltunterlagen
Ist die BVV-Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen bereits geltendes Recht?
Ja. § 8 Abs. 2 BVV ist rechtlich verabschiedet und gilt verbindlich für alle Arbeitgeber. Der Stichtag ist der 1. Januar 2027. Die Befreiungsmöglichkeit läuft am 31. Dezember 2026 aus. Es gibt keine Ausnahmen und keine Übergangslösungen nach dem Stichtag.
Gilt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie schon in Deutschland?
Die Richtlinie ist auf EU-Ebene verabschiedet, muss aber noch in deutsches Recht transformiert werden. Dies könnte auch erst Ende Dezember 2026 mit Wirkung ab 1.1.2027 geschehen – dann wäre keine Vorbereitungszeit mehr. Unternehmen sollten sich daher jetzt mit den EU-Vorgaben vertraut machen.
Was ist ein „Phantomlohn“ und welche Konsequenzen drohen?
Als Phantomlohn bezeichnet man die Differenz zwischen dem tatsächlich gezahlten Lohn und dem Betrag, der dem Arbeitnehmer z.B. nach dem Entgelttransparenzgesetz zustände. Die DRV kann Sozialversicherungsbeiträge auf diese Differenz nachfordern – zunächst Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil – und der Arbeitnehmer hat zusätzlich einen zivilrechtlichen Anpassungsanspruch.
Wie hängen BVV-Pflicht und EU-Entgelttransparenzrichtlinie zusammen?
Beide Anforderungen benötigen strukturierte, digital verfügbare Vergütungs- und Personaldaten. Eine GoBD-konforme digitale Personalakte erfüllt die BVV-Pflicht und schafft gleichzeitig die Datenbasis für Gender-Pay-Gap-Analysen und Berichtspflichten aus der EU-Richtlinie. Wer jetzt investiert, löst mit einer Lösung zwei Herausforderungen.
