Elektronische Kassensysteme: Die Meldepflicht startet jetzt ab 2025

Die Anforderungen der Finanzbehörden an elektronische Kassen sind streng: Es besteht die Pflicht zum Einsatz eines Aufzeichnungssystems mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE). Elektronische Kassen müssen zudem für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg ausgeben können. Ab dem 01. Januar 2025 können Betriebe nun die Art und Anzahl ihrer Kassen elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

Verpflichtung zur Meldung der elektronischen Kassensysteme

Mit Einführung der sogenannten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen von Registrierkassen zum 01. Januar 2020 war vorgesehen, dass die Registrierkassen den zuständigen Finanzämtern per „amtlichem Datensatz“ gemeldet werden müssen. Da die Finanzbehörden noch nicht zur Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtungen eingerichtet waren, hatte das Bundesministerium der Finanzen die gesetzliche Verpflichtung ausgesetzt und einen Aufschub gewährt, bis eine Meldung der Registrierkassen auf elektronischem Weg möglich ist.

Der Start eines elektronischen Meldesystems für elektronische Kassen wurde jedoch schon mehrfach verschoben. Nun scheint diese Verzögerung beendet.

Mit einem sogenannten BMF-Schreiben teilte das Bundesfinanzministerium im Juni 2024 mit, dass die technischen Voraussetzungen nunmehr geschaffen seien und die Übermittlungsmöglichkeit für die Meldung neu in und außer Betrieb genommener elektronischer Kassensysteme nun ab dem 01. Januar 2025 endgültig zur Verfügung steht.

Was sind die neuen Vorgaben und Pflichten?

• Ab dem 01. Januar 2025 können alle im Unternehmen genutzten elektronischen Kassen beim Finanzamt an- und abgemeldet werden. Die Meldepflicht gilt sowohl für gekaufte als auch für gemietete oder geleaste Kassen. Es gilt eine Übergangsfrist: bis zum 31. Juli 2025 sind alle Kassen an das Finanzamt zu übermitteln.
• Die Meldefrist beträgt einen Monat nach In- bzw. Außerbetriebnahme von Kassen, die ab dem 01. Juli 2025 in oder außer Betrieb genommen werden.
• Kassensysteme, die vor dem 01. Juli 2025 an- oder abgeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 01. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.

Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird ab dem 01. Januar 2025 über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung gestellt.

Was passiert bei Nichtbeachtung?

Wir raten Unternehmen dringend, die Anforderungen an elektronische Kassensysteme und ihre Meldung an das Finanzamt ernst zu nehmen. Ein Verstoß gegen die Meldung begründet keine Ordnungswidrigkeit. Die Meldung kann aber mit Zwangsmitteln erwirkt werden.   

Diese Schritte sollten Sie unternehmen:

Bringen Sie sich auf den neuesten Stand bezüglich des Meldeverfahrens und überprüfen Sie zur Sicherheit auch noch einmal, ob Sie alle weiteren Anforderungen der Finanzverwaltung an elektronische Kassensysteme erfüllen:

Überprüfen Sie Ihr Kassensystem: Stellen Sie sicher, dass Ihr System über eine zertifizierte TSE verfügt und alle Geschäftsvorfälle korrekt dokumentiert. TSE ist ein Sicherheitsmodul, das Manipulationen an Kassendaten verhindert. Es zeichnet alle Kassenvorgänge auf und speichert diese sicher. Jeder Geschäftsvorfall muss mit einem Beleg dokumentiert werden. Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch ausgegeben werden.

Nutzen Sie die Zeit und sammeln Sie die notwendigen Daten für die elektronische Meldung:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Melden Sie Ihre Kassensysteme: Bereiten Sie sich darauf vor, Ihre Kassensysteme dem Finanzamt zu melden, sobald die Übermittlungsmöglichkeit bereitsteht.

Aktualisieren Sie Ihre Prozesse: Passen Sie Ihre internen Abläufe an, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.