E-Rechnung & GoBD: Diese Pflichten gelten für Unternehmen

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Baustein moderner digitaler Steuerorganisation, sie bestimmt zusammen mit den GoBD, wie Unternehmen 2026 ihre Buchführung gestalten müssen. Seit 2025 muss jeder Betrieb elektronische Rechnungen empfangen können. Wer die Anforderungen kennt und frühzeitig umsetzt, spart Zeit, vermeidet Probleme bei Betriebsprüfungen und arbeitet rechtssicher!

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist mehr als ein PDF, gesetzlich definiert ist sie maßgeblich durch § 14 Abs. 1 Sätze 3 bis 5 UStG. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Computer automatisch auslesen kann.

Gängige Formate für die E-Rechnung sind die XRechnung (eine reine Datendatei) und ZUGFeRD (eine Kombination aus sichtbarem PDF und eingebetteten Daten).

Hinweis: Ein einfaches PDF, das per E-Mail verschickt wird, genügt den rechtlichen Anforderungen als E-Rechnung nicht.

E-Rechnung 2026: Wer was wann umsetzen muss

Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen unabhängig von Größe oder Branche E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Es genügt also nicht mehr, sich auf den Papierweg zu verlassen.

Für das Versenden von E-Rechnungen gelten gestaffelte Übergangsfristen:

• Bis Ende 2026 dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Kleinere Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben dafür sogar bis Ende 2027 Zeit.

• Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich für alle verpflichtend.

Ausnahmen gibt es nur etwa bei Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweisen oder Rechnungen von Kleinunternehmern.

Hinweis: Wer Rechnungen formal korrekt ausstellt, sichert so übrigens auch den Vorsteuerabzug seiner Geschäftspartner ab.

GoBD: Grundlage für eine rechtssichere digitale Buchführung

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form“. Vereinfacht gesagt sind die GoBD die Spielregeln der Finanzverwaltung dafür, wie digitale Belege zu erfassen, zu verarbeiten und aufzubewahren sind.

Im Kern verlangen sie, dass die Buchführung eines Unternehmens vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet ist. Besonders wichtig ist außerdem die Unveränderbarkeit: Ein einmal gebuchter Beleg darf nicht mehr unbemerkt geändert werden.

Nicht zuletzt müssen eine  

• nachvollziehbare Verfahrensdokumentation existieren, also eine Beschreibung, wie Belege durch das System laufen, und

• eine revisionssichere Aufbewahrung gewährleistet sein. Eine einfach durchsuchbare Ablage im E-Mail-Postfach reicht in der Regel nicht aus.

Buchungsbelege müssen zudem mehrere Jahre archiviert werden, seit dem 01.01.2026 in der Regel acht Jahre (steuerrechtlich § 147 Abs. 3 AO, handelsrechtlich § 257 Abs. 4 HGB).

Welche Bedeutung haben GoBD?

Findet das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung erhebliche Mängel in der Buchführung in Form von Verstößen gegen die GoBD, darf es Besteuerungsgrundlagen (teilweise) schätzen. Derartige Schätzungen fallen meist zu Ungunsten des Unternehmens aus.

Es lohnt sich also, sich an die GoBD zu halten, um derartigen Schätzungen der Finanzbehörden zu entgehen.

Hinweis: Auch für Entgeltunterlagen gilt übrigens ab dem 01.01.2027 eine Pflicht zur Digitalisierung. Auch diese Unterlagen müssen GoBD-konform archiviert und maschinell auswertbar sein. Mehr dazu in unserem Beitrag „Digitale Entgeltunterlagen ab 2027: Warum Unternehmen jetzt handeln sollten“.

Wie hängen E-Rechnung und GoBD zusammen?

Die E-Rechnungspflicht regelt, ob und in welchem Format Rechnungen im B2B-Bereich ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen.

Die GoBD regeln, wie diese digitalen Rechnungen anschließend ordnungsgemäß verarbeitet, archiviert und für Prüfungen verfügbar gehalten werden sollten, um eine Schätzung durch die Finanzbehörden zu vermeiden.

Auf E-Rechnung umstellen: nicht nur Pflicht, sondern vorteilhaft

Wer als Unternehmen 2026 auch im Hinblick auf die Buchführung auf Höhe der Zeit digital arbeiten will, kommt am Thema E-Rechnung nicht vorbei.

Dabei sollte man im Blick behalten: Die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht nur Pflicht, sie bringt auch handfeste Vorteile:

• Eingangsrechnungen lassen sich automatisch auslesen und buchen.
• Freigaben laufen digital.
• Am Monatsende ist es nicht notwendig, einen Pendelordner zum Steuerberater zu schicken.

So sorgt die Umstellung auf die E-Rechnung nicht nur dafür, rechtskonform zu arbeiten: Sie führt zu Zeitersparnis, reduziert Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass man Zahlen jederzeit aktuell im Blick hat.

Umstellen: So geht’s!

Für die Umsetzung der Umstellung auf die E-Rechnung empfehlen sich drei Schritte:

1. Prüfen, ob E-Rechnungen bereits empfangen und korrekt archiviert werden können.
2. Ein passendes Format und eine GoBD-konforme Software wählen, etwa über cloudbasierte Lösungen wie DATEV-Unternehmen online.
3. Interne Abläufe und Zuständigkeiten in einer Verfahrensdokumentation festhalten.

Da E-Rechnung und GoBD direkt zusammenhängen, lohnt sich außerdem eine frühzeitige Abstimmung mit dem eigenen Steuerberater.

So lassen sich organisatorische und rechtliche Lücken schließen, bevor sie bei einer Prüfung auffallen, und Digitalisierung wird von der lästigen Pflicht zum echten Effizienzgewinn.

Lesen Sie mehr dazu auch in unseren Beiträgen:

„E-Rechnung ab 2025: Lästige Pflicht oder Effizienzbooster“,

„E-Rechnung: Turbo für die digitale Buchhaltung und smarte Workflows“.

E-Rechnung: wichtiger Baustein für effiziente digitale Prozesse im Bereich Steuern

Die E-Rechnung ist für viele Unternehmen lästige Pflicht. Dieser Blick auf das früher oder später unvermeidbare Thema greift aber zu kurz. Denn die E-Rechnung ist vor allem ein wichtiger Baustein auf dem Weg zu optimal organisierten digitalen Steuerprozessen: Erst das Zusammenspiel aus E-Rechnung, GoBD-konformer Dokumentation und klaren Verantwortlichkeiten schafft die Grundlage für eine effiziente und prüfungssichere Steuerorganisation.

Die Einführung der E-Rechnung ist deswegen für viele Unternehmen eine Chance, ihre Buchhaltungs- und Steuerprozesse insgesamt auf den Prüfstand zu stellen, von der Belegerfassung über Freigabeprozesse bis zur Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Finanzverwaltung.

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FAQ – Antworten auf häufig gestellte Fragen zur digitalen Steuerberatung:

1. Ab wann ist die E-Rechnung für Unternehmen Pflicht?

E-Rechnungen empfangen müssen alle B2B-Unternehmen bereits seit dem 01.01.2025. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Ab dem 01.01.2028 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich für alle verpflichtend.

2. Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein, ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vor (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Ein reines PDF gilt rechtlich nur als „sonstige Rechnung“.

3. Was bedeutet GoBD-konform?

Dass die digitale Buchführung vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar ist und revisionssicher aufbewahrt wird, inklusive einer nachvollziehbaren Verfahrensdokumentation.

4. Was passiert bei Verstößen gegen die Vorgaben der GoBD?

Werden die Regeln der GoBD erheblich verletzt bzw. gibt es erhebliche Mängel in der Buchführung, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Außerdem kann der Vorsteuerabzug aus fehlerhaften Rechnungen gefährdet sein.