E-Rechnung: Turbo für digitale Buchhaltung und smarte Workflows

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 1.1.2025 stellt insbesondere kleinere Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Gleichzeitig bietet sie eine große Chance, denn mit der Umstellung auf die E-Rechnung können Betriebe nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch den Grundstein für eine umfassende Digitalisierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse legen. Wie können Sie diesen Übergang optimal gestalten und langfristig von digitalen Prozessen profitieren?

Die E-Rechnung als Start zur Digitalisierung

Die Umstellung auf die E-Rechnung geht über die reine Einhaltung gesetzlicher Anforderungen hinaus und kann als Einstiegspunkt für eine breitere Digitalisierung im Unternehmen genutzt werden. Durch die Digitalisierung des Rechnungsprozesses wird eine Basis geschaffen, auf der sich weitere Bereiche digital abbilden und automatisieren lassen – beispielsweise die Buchhaltung, das Bestellwesen oder der Zahlungsabgleich. Der digitale Rechnungsprozess ermöglicht es, Informationen schnell und zentral bereitzustellen, was wiederum in anderen Unternehmensbereichen Effizienz und Übersichtlichkeit schafft.

Dabei sollten Unternehmen das Projekt „E-Rechnungspflicht“ als Gelegenheit verstehen, alle relevanten Arbeitsabläufe zu analysieren und gegebenenfalls zu optimieren. Es empfiehlt sich, eine klare Digitalisierungsstrategie zu entwickeln, die sowohl die kurzfristigen Anforderungen der E-Rechnungspflicht als auch langfristige Automatisierungsziele umfasst.

Welche rechtlichen und steuerlichen Anforderungen sind zu beachten?

Für die Einführung der E-Rechnung müssen gesetzliche Vorgaben strikt eingehalten werden, insbesondere im Hinblick auf die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese Vorschriften gewährleisten, dass elektronische Dokumente und Rechnungen sicher, vollständig und revisionssicher archiviert werden.

• Revisionssichere Archivierung: Alle elektronischen Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass sie bei Bedarf leicht zugänglich und unverändert sind. Dies schützt sowohl das Unternehmen als auch seine Partner vor rechtlichen Risiken und erleichtert die Nachvollziehbarkeit.
• Datenschutzkonforme Verarbeitung: Da personenbezogene und finanzielle Daten verarbeitet werden, ist die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zwingend erforderlich. Es ist wichtig, dass alle Schritte im Rechnungsprozess den Datenschutzanforderungen entsprechen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.
• IT-Sicherheitsstandards: Da digitale Prozesse anfällig für Cyberangriffe sein können, sollten geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um unbefugten Zugriff und Datenverlust zu verhindern. So lassen sich Compliance-Richtlinien besser einhalten, und die Transparenz aller Finanztransaktionen wird erhöht.
• Verfahrensdokumentation: Für jedes elektronische System müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens korrekt und vollständig dokumentiert sein.

Die digitale Dokumentation unterstützt nicht nur die gesetzeskonforme Archivierung, sondern vereinfacht auch Audits und steuerliche Prüfungen, da alle relevanten Dokumente zentral und in strukturierter Form zur Verfügung stehen.

Welche technischen Voraussetzungen und Tools sind notwendig?

Um die E-Rechnung und weitere digitale Workflows zu implementieren, ist geeignete Software erforderlich. Für den Empfang und die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es verschiedene Softwarelösungen. Unternehmen sollten eine Software wählen, die sich nahtlos in ihre bestehenden Systeme integrieren lässt und alle für den Rechnungsprozess erforderlichen Funktionen abdeckt.

Unabhängig von der gewählten Software ist es unabdingbar, eine umfassende Verfahrensdokumentation zu erstellen, die Prozesse, Tools und Software stets aktuell beschreibt. Auch hierfür stehen smarte Lösungen (beispielsweise die Acconsis VD-Anwendung) zur Verfügung.

Weitere Digitalisierung und Einführung digitaler Workflows

Die Einführung der E-Rechnung kann als Sprungbrett für weitere Digitalisierungsschritte dienen, um administrative Abläufe in der Finanzbuchhaltung zu vereinfachen und zu automatisieren. So können Unternehmen die Effizienz ihrer Prozesse nachhaltig steigern und Fehlerquellen reduzieren.

• Elektronisches Mahnwesen: Automatisierte Mahnprozesse helfen, Zahlungsausfälle zu reduzieren und den Cashflow zu verbessern. Durch die automatische Generierung und den Versand von Mahnungen wird der manuelle Aufwand gesenkt, und säumige Zahlungen können schneller identifiziert und adressiert werden.
• Digitale Belegverwaltung: Durch die elektronische Erfassung und Speicherung aller Belege können Unternehmen den gesamten Belegfluss digital abwickeln. Das spart nicht nur Papier und Lagerkosten, sondern sorgt auch dafür, dass Belege jederzeit schnell auffindbar sind.
• Automatisiertes Warenwirtschaftssystem: Ein digitales Warenwirtschaftssystem optimiert die Lagerverwaltung und sorgt dafür, dass Bestellungen automatisch ausgelöst werden, wenn bestimmte Bestände unterschritten werden. Dies erleichtert den Einkauf, verbessert die Bestandsverwaltung und stellt sicher, dass immer ausreichend Vorräte vorhanden sind.

Welche Vorteile eröffnen sich durch Digitalisierung und digitale Workflows?

Die Digitalisierung Ihrer Prozesse in der Buchhaltung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, von denen Sie langfristig profitieren:

• Zeitersparnis durch Automatisierung: Die digitalen Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand und beschleunigen Abläufe, was Ihrem Team mehr Zeit für das Kerngeschäft lässt.
• Kostenreduktion: Die Einsparungen bei Druck und Versand sowie eine optimierte Bestandsführung tragen zur Kosteneffizienz bei.
• Optimierte Datenverfügbarkeit und -analyse: Durch die zentrale Verfügbarkeit aller Daten lassen sich betriebswirtschaftliche Analysen schneller und detaillierter durchführen, was fundierte Entscheidungen erleichtert.
• Erhöhte Transparenz und Compliance: Die zentrale Dokumentation erleichtert das Einhalten von Vorschriften und bietet eine bessere Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle.
• Umweltfreundlichkeit durch weniger Papierverbrauch: Durch die Umstellung auf digitale Prozesse können Sie den Papierverbrauch im Unternehmen nachhaltig reduzieren.

Praktische Umsetzung – mit Unterstützung von DATEV Lösungen

Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert eine sorgfältige Planung. Die schrittweise Implementierung erfolgt dabei in mehreren Stufen:

1. Analyse der bestehenden Prozesse
2. Auswahl geeigneter Tools und Software
3. Implementierung der Softwarelösungen
4. Schulung der Mitarbeiter
5. Kontinuierliche Optimierung der Prozesse

Eine mögliche zentrale Lösung: DATEV Unternehmen online

Die DATEV-Software bietet eine umfassende Lösung für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht und weiterer digitaler Workflows in der Finanzbuchhaltung. Unternehmen können hiermit den gesamten Rechnungsprozess – von der Erstellung über den Versand bis zur revisionssicheren Archivierung – digital und gesetzeskonform abwickeln. Die Software integriert sich nahtlos in bestehende Systeme und stellt eine zentrale Plattform zur Verwaltung und Dokumentation aller relevanten Daten dar. Besonders vorteilhaft ist die Nutzung von DATEV für Betriebe, die bereits auf DATEV-Anwendungen für die Lohn- oder Finanzbuchhaltung setzen.

Mit DATEV Unternehmen online können Sie:

• Daten direkt mit Ihrer Steuerkanzlei austauschen: Belege und andere wichtige Dokumente werden zentral erfasst und sind sofort für Ihren Steuerberater zugänglich.
• Registrierkassendaten direkt integrieren: Die Plattform ermöglicht eine einfache Übertragung der Registrierkassendaten in Ihre Buchhaltung, sodass Ihre Einnahmen stets korrekt und tagesaktuell verbucht werden können.
• Lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorfälle gewährleisten: Alle Finanztransaktionen und Belege werden in einem zentralen System gespeichert und sind jederzeit für betriebswirtschaftliche Auswertungen abrufbar.