E-Rechnung ab 2025: Lästige Pflicht oder Effizienzbooster?

Mit der Einführung der E-Rechnung als Teil des am 22. März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetzes stehen Unternehmen in Deutschland vor einer signifikanten Umstellung. Doch statt eines bürokratischen Albtraums bietet diese Neuerung auch Chancen für Effizienzsteigerung und digitale Transformation. Unternehmen sollten deshalb die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen nicht als lästige Pflicht ansehen, sondern sich für die Zukunft rüsten und Prozesse optimieren.

Was genau versteht man unter einer E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Rechnungsdokument in einem elektronischen Format, das zwischen Verkäufer und Käufer ausgetauscht wird. Als E-Rechnung gilt dabei nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch weiterverarbeitet werden kann.

Andere elektronische Rechnungen, beispielsweise reine PDF-Dokumente, gelten nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern werden auf eine Ebene mit der Papierrechnung gestellt.

Im Kontext des Wachstumschancengesetzes müssen E-Rechnungen im B2B-Umfeld bestimmte Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN16931 festgelegt sind. In Deutschland werden häufig die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. verwendet.

Weshalb wird die E-Rechnung zur Pflicht?

Die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in der Europäischen Union verfolgt primär das Ziel der Harmonisierung der Rechnungsstellung und der Steigerung der Transparenz im Zahlungsverkehr. Einheitliche Standards vereinfachen geschäftliche Transaktionen und reduzieren administrativen Aufwand.

Ein weiteres Ziel ist die effektivere Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug.

Ab wann sind der Empfang bzw. die Ausstellung von E-Rechnungen in Deutschland verpflichtend?

WICHTIG: Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, lesbar zu machen und zu verarbeiten!

Für Ausgangsrechnungen gelten Übergangsfristen. Bis einschließlich 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen zulässig. 2027 sind Papier- und PDF-Rechnungen nur noch für Unternehmen mit einem Umsatz (i.S.d. § 19 Abs. 3 UstG) von nicht mehr als 800.000 EUR im vorangegangenen Kalenderjahr zulässig.

Ab 01.01.2028 müssen alle Unternehmen B2B-E-Rechnungen versenden.

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Kleinstbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto, Fahrausweise und Umsätze, die nach § 4Nr. 8 bis 29 UstG steuerfrei sind.

Welche Unternehmen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Grundsätzlich betrifft die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen oder an öffentliche Auftraggeber stellen (B2B). Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer, pauschalierende Landwirte, Selbstständige etc.

Wie ist der korrekte Umgang mit E-Rechnungen bei der Buchführung und Archivierung gemäß den gesetzlichen Anforderungen?

E-Rechnungen müssen wie herkömmliche Papierrechnungen behandelt werden. Das bedeutet, sie müssen ordnungsgemäß verbucht und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden.

Für die Archivierung müssen die E-Rechnungen in einem Format vorliegen, das eine Wiedergabe der Rechnungsinhalte in unveränderter Form über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg gewährleistet. Elektronische Archive müssen zudem vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.

Welche steuerlichen Aspekte müssen bei der Umstellung auf E-Rechnungen berücksichtigt werden?

Bei der Umstellung auf E-Rechnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle steuerlich relevanten Informationen korrekt übermittelt werden. Das umfasst die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer sowie die Einhaltung aller Vorschriften zur Rechnungsstellung.

Für den Vorsteuerabzug müssen E-Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten und in einem gesetzlich anerkannten Format ausgestellt sein. Unternehmen sollten sich mit den spezifischen steuerlichen Vorschriften auseinandersetzen oder eine steuerliche Beratung in Anspruch nehmen, um Compliance zu gewährleisten.

Welche Vorteile hat ein Unternehmen, das auf die E-Rechnung umstellt?

• Durch die Einführung von E-Rechnungen können Unternehmen automatisierte Abläufe implementieren, wodurch die Kosten, die bisher durch papiergebundene Prozesse entstanden sind, signifikant reduziert werden. Dieser Schritt unterstützt zudem die Digitalisierung aller Prozesse im Rechnungswesen, was insbesondere in diesem Bereich erhebliches Verbesserungspotenzial mit sich bringt.
• Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und führt zu unnötigen Kosten. Die Digitalisierung und der Übergang zu einer papierlosen Verwaltung ermöglichen eine effizientere Gestaltung der Arbeitsabläufe.
• Die Archivierung wird vereinfacht und die Bearbeitung von Belegen erleichtert, was zu mehr Transparenz und weniger Fehlerquellen führt. Zudem verbessert die effizientere Zahlungsabwicklung die Liquidität des Unternehmens. Die Möglichkeit, Rechnungen revisionssicher zu speichern, bietet nicht nur Sicherheit, sondern auch Compliance mit gesetzlichen Anforderungen.
• Darüber hinaus trägt die Reduzierung des Papierverbrauchs zu einer nachhaltigeren Geschäftspraxis bei und unterstreicht das Engagement eines Unternehmens für Umweltschutz.

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung

Je nach Ihrem Digitalisierungsgrad, der Komplexität Ihres Rechnungswesens und Ihrem individuellen Beratungsbedarf unterstützen wir Sie mit unserer Expertise:

• Beratung zu den gesetzlichen Anforderungen
• Analyse, Optimierung und Anpassung der Prozesse  
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