E-Rechnungspflicht gilt auch für Vermieter

Die Digitalisierung bringt viele Veränderungen mit sich. Dies betrifft auch den Rechnungsempfang und die Rechnungsstellung.
Mit Wirkung ab 2025 wurden durch das Wachstumschancengesetz neue Regelungen im Umsatzsteuergesetz eingeführt, die für Unternehmer – und hierzu zählen auch Vermieter! – von Bedeutung sind. Diese Änderungen zielen darauf ab, den Prozess der Rechnungsstellung und des Rechnungsempfangs per E-Rechnungen zu digitalisieren.

Das Bundesfinanzministerium hat hierzu am 15. Oktober 2024 ein Schreiben veröffentlicht, um einige offene Fragen zu klären. Dieses Schreiben soll helfen, die neuen Regelungen zur E-Rechnungspflicht besser zu verstehen und umzusetzen.

Was gilt für den Rechnungsempfang?

E-Rechnungen werden zur Pflicht! Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format wie XStandard oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Einfache PDF-Rechnungen werden dann nicht mehr als ordnungsgemäße elektronische Rechnungen anerkannt.

Wichtig:
Dabei gelten auch Vermieter als Unternehmer, selbst wenn eine steuerfreie Vermietung zu Wohnzwecken erfolgt. Auch sie müssen dann – je nach Art des verwendeten Formats – mittels geeigneter Software in der Lage sein, entsprechende Rechnungen (beispielweise von Handwerksfirmen) zu empfangen.

Eine von der Finanzverwaltung geplante kostenlose Software war zwar angedacht, soll nun aber doch nicht zur Verfügung gestellt werden. Daher müssen andere marktübliche Softwareprodukte genutzt werden.

Regelungen für die Rechnungstellung

Die Frage, wer ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen selbst ausstellen muss, ist komplex und hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Nachfolgend sind die wichtigsten Punkte zur E-Rechnungspflicht zusammengefasst:

• Verpflichtung zur Ausstellung: Alle inländischen Unternehmer, einschließlich Vermieter, müssen elektronische Rechnungen ausstellen, wenn der Umsatz an einen anderen inländischen Unternehmer für dessen Unternehmen (sog. B2B-Umsatz) ausgeführt wird und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist.
• Steuerbefreite Umsätze: Langfristige Vermietungen zu Wohnzwecken sind steuerfrei. Vermieter, die ausschließlich solche Umsätze ausführen, müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Wenn jedoch zur Umsatzsteuerpflicht optiert wird, z.B. bei Vermietung an gewerbliche Mieter, könnte eine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen bestehen. Hierzu gibt es noch keine endgültige Klarstellung der Finanzverwaltung.
• Gutschriften und Kleinunternehmer: Die Regelungen gelten nach dem Schreiben der Finanzverwaltung auch für Gutschriften und Kleinunternehmer. Im Jahressteuergesetz 2024 sollen Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nach aktuellem Stand allerdings befreit werden. Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro müssen nicht als elektronische Rechnung ausgestellt werden.

Wichtig für die Übermittlung der E-Rechnung:
Es gibt keine festen Vorgaben, wie die E-Rechnung übermittelt werden muss. Dies kann per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder durch einen Download von einer Plattform erfolgen.

Übergangsfristen für die Rechnungstellung

Es gibt Übergangsregelungen für die Rechnungstellung (nicht für den Empfang!):

• Übergangszeitraum bis Ende 2026: Unternehmer, die zur elektronischen Rechnungstellung verpflichtet sind (bestimmte B2B-Umsätze), können bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin nicht elektronische Rechnungen (z.B. PDF- oder Papierrechnungen) ausstellen. Andere elektronische Formate, die nicht den Vorgaben einer E-Rechnung entsprechen, können einvernehmlich ohne Form vereinbart werden.
• Regelung für 2027: Wenn der Gesamtumsatz des rechnungsausstellenden Unternehmers gemäß § 19 UStG im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, muss keine elektronische Rechnung für bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze ausgestellt werden. Auch hier ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers für nicht elektronische Rechnungen grundsätzlich erforderlich.
• Ab 2028: Ab dem 1. Januar 2028 müssen elektronische Rechnungen nach den vorgeschriebenen Standards ausgestellt werden, sofern eine Verpflichtung besteht (bestimmte B2B-Umsätze).

Was gilt es noch zu beachten?

• Vorsteuerabzug und E-Rechnung: Eine ordnungsgemäße E-Rechnung ist erforderlich, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen, sofern eine Verpflichtung zur Ausstellung besteht.
• Mietverträge als Dauerrechnungen: Mietverträge können als Dauerrechnungen betrachtet werden. Es reicht aus, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum (erste Mietdauer) eine elektronische Rechnung ausgestellt wird (sofern eine Verpflichtung dazu besteht), wobei der Mietvertrag als Anhang beigefügt werden muss. Bei Änderungen muss (einmalig) eine erneute E-Rechnung für den nachfolgenden Teilleistungszeitraum ausgestellt werden.
• Aufbewahrung von E-Rechnungen: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss in seiner ursprünglichen Form unverändert elektronisch aufbewahrt werden. Die Finanzverwaltung muss in der Lage sein, diese Rechnungen maschinell auszuwerten.

Fazit

Ab 2025 sind Vermieter, die langfristig Wohnraum vermieten (umsatzsteuerfrei), nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Dennoch ist es wichtig, dass sie in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und den strukturierten Teil einer E-Rechnung darzustellen. Der Bundesrat hatte ursprünglich aufgrund einer zu kurzen Frist eine Verschiebung des Umsetzungszeitpunkts gefordert, aber das Wachstumschancengesetz wurde dennoch verabschiedet. Allerdings wird der Übergang zur E-Rechnung und bis zum reibungslosen Ablauf sicherlich eine Weile dauern.