Betriebsprüfung: Diese Fehler sollten Unternehmen vermeiden

Auch im Jahr 2025 stehen bargeldintensive Unternehmen vor wachsenden Herausforderungen: Neue gesetzliche Vorgaben, die fortschreitende Digitalisierung und verstärkte Steuerprüfungen durch die Finanzbehörden machen eine professionelle Kassenführung unerlässlich.

Unsere Praxiserfahrungen aus aktuellen Betriebsprüfungen zeigen: Insbesondere in bargeldintensiven Branchen wie der Gastronomie und Hotellerie treten immer wieder Fehler in der Kassenführung auf, die zu Beanstandungen durch das Finanzamt führen. Doch welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um steuerliche und rechtliche Risiken zu minimieren? In diesem Beitrag erfahren Sie, welche kritischen Punkte besonders wichtig sind.

Kassenstörungen und TSE-Ausfälle: Das müssen Unternehmen beachten

Die Finanzverwaltung legt großen Wert auf die ordnungsgemäße Kassenführung und die einwandfreie Funktionalität von Technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE). Ein TSE-Ausfall kann dazu führen, dass fehlende Kasseneinzeldaten als schwerwiegender Mangel gewertet werden. Dies kann die Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung nach sich ziehen und im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen führen.

So vermeiden Sie Probleme:

Regelmäßige Kontrolle der Kassen- und TSE-Funktionalität
Sicherung und transparente Dokumentation aller Kasseneinzeldaten
Sofortige Reaktion auf Störungen mit detaillierter Fehlerprotokollierung

Gerade bei einer unangekündigten Kassennachschau durch das Finanzamt ist es entscheidend, eine lückenlose Dokumentation vorlegen zu können.

Kassensturzfähigkeit und Wechselgeldbestand: Wie Unternehmen Fehler vermeiden

Die Kassensturzfähigkeit ist eine Grundvoraussetzung für eine ordnungsgemäße Kassenführung. Im Rahmen einer Steuerprüfung oder Kassennachschau kann ein Betriebsprüfer unangekündigt einen Kassensturz verlangen. Dabei wird der Geldbestand in der Kasse mit den Eintragungen im Kassenbuch abgeglichen.

Achtung: Stellt der Prüfer Differenzen fest, können diese als schwerwiegender Mangel gewertet werden – mit der Folge von steuerlichen Hinzuschätzungen! Fehlbeträge können rückwirkend für den gesamten Prüfungszeitraum hochgerechnet werden.

Unsere Empfehlung: Überprüfen Sie Ihre Prozesse regelmäßig. Stellen Sie sicher, dass

ein Kassensturz jederzeit möglich ist,
Anfangsbestände und Geldflüsse bekannt sind,
Informationen laufend und transparent dokumentiert werden,
Anfangsbestände in Kellner-Portemonnaies täglich vor Schichtbeginn aufgezeichnet werden.

Verbuchung von Kassenentnahmen: So vermeiden Sie teure Fehler

Ein häufiger Schwerpunkt bei Betriebsprüfungen und Kassennachschauen sind Bargeldentnahmen aus der Kasse. Besonders problematisch ist die unzureichende Dokumentation von:

Barentnahmen für kurzfristige Einkäufe
Auszahlungen von EC-Karten-Trinkgeldern
Privaten und geschäftlichen Entnahmen

Um Beanstandungen zu vermeiden, achten Sie auf folgende Punkte:

Jede Barentnahme muss in der Kasse vermerkt sein.
EC-Karten-Trinkgelder, die bar aus der Kasse entnommen werden, korrekt aufzeichnen.
Klare Abgrenzung zwischen privaten und geschäftlichen Entnahmen.

Eine fehlerhafte Buchführung in diesem Bereich kann nicht nur zu Hinzuschätzungen führen, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Trinkgelder: Welche Dokumentationspflichten gelten?

Die Dokumentationspflicht für Trinkgelder hängt vom Einzelfall ab:

Trinkgelder an Arbeitnehmer sind nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei.
Trinkgelder an Unternehmer sind stets steuerpflichtig und unterliegen der Aufzeichnungspflicht.
EC-Karten-Trinkgelder sind immer aufzeichnungspflichtig.

Eine fehlerhafte Dokumentation kann bei einer Steuerprüfung zu Steuernachforderungen führen.

Verfahrensdokumentation: Weshalb sie bei Betriebsprüfungen entscheidend ist

Finanzämter fordern die Verfahrensdokumentation zunehmend bereits mit der Betriebsprüfungs-Anordnung an. Bei einer unangekündigten Kassennachschau muss sie auf Verlangen sofort vorgelegt werden können.

Eine fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation kann vom Finanzamt als formeller Mangel gewertet werden. Das kann zu einer Verwerfung der Buchführung führen – mit erheblichen steuerlichen Konsequenzen.

Deshalb sollten interne Prozesse regelmäßig geprüft, optimiert und entsprechend dokumentiert werden. Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation kann – je nach Unternehmensgröße und Komplexität -mit Unterstützung eines Steuerberaters oder mit einfach zu bedienenden und kostengünstigen Do-it-yourself-Online-Lösungen erstellt werden.

Fazit

Für bargeldintensive Unternehmen wie Gastronomie und Hotellerie ist es entscheidend, sich frühzeitig auf Steuerprüfungen und Kassennachschauen vorzubereiten. Die Einhaltung der Buchführungspflichten und eine lückenlose Kassenführung minimieren steuerliche Risiken und erhöhen die betriebliche Effizienz.

Durch eine sorgfältige Vorbereitung auf Betriebsprüfungen können Unternehmen Nachzahlungen und Sanktionen vermeiden. Die konsequente Umsetzung der oben genannten Maßnahmen sorgt dafür, dass eine Steuerprüfung gelassener gemeistert werden kann.