Eine mangelhafte Verfahrensdokumentation kann für jeden Unternehmer zu einer ärgerlichen und vor allem kostenspieligen Angelegenheit werden. Nur eine gesetzeskonforme Dokumentation aller Unternehmensdaten kann Sie vor Schaden bewahren.

Wer ist verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten?

Jeder Unternehmer, der ein Datenverarbeitungssystem (z. B. Warenwirtschaftssystem, Kassensystem, Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungssoftware, digitale Dokumentenablage) benutzt, ist heute dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Die verbreitete Annahme, dass nur die bargeldintensiven Betriebe wegen ihres Kassensystems dazu verpflichtet seien, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, ist falsch. Der Kreis der Verpflichteten ist tatsächlich sehr viel größer!   

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben vom 28. November 2019 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation konkretisiert.  

Danach muss für jedes genutzte Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorgelegt werden können, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des Daten- Verarbeitungssystems vollständig und nachvollziehbar ersichtlich sind. Der Umfang dieser Beschreibung bemisst sich nach dem Empfängerhorizont. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten (Finanzbeamten) in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Was kann passieren, wenn ich keine Verfahrensdokumentation habe?

Fehlt es an einer Verfahrensdokumentation, so kann im schlimmsten Fall allein diese Feststellung zum Verwerfen Ihrer gesamten Buchführung führen. In der Folge haben Sie sich dann mit Hinzuschätzungen seitens des Finanzamtes auseinanderzusetzen. Regelmäßiger wird von den Finanzbehörden beim Fehlen der Verfahrensdokumentation der Versuch unternommen, einen Sicherheitszuschlag von 1-5 % des Gesamt-Umsatz zu veranschlagen.   

Ihr ACCONSIS-Ansprechpartner

Dr. Christopher Arendt

Rechtsanwalt 
Fachanwalt für Steuerrecht 
Dr. Christopher Arendt 
Geschäftsführer der ACCONSIS

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c.arendt@acconsis.de

Meine Empfehlung:

Ich vertrete einen ganzheitlichen Ansatz. Im Regelfall nutzt ein Unternehmen heute nicht nur ein einzelnes Datenverarbeitungsprogramm. Viele Betriebe legen den Fokus zunächst nur auf die Verfahrensdokumentation für die Digitalisierung von Belegen (ersetzendes Scannen), dabei werden die übrigen Datenverarbeitungssysteme wie eine Kasse oder Warenwirtschaftssystem vergessen. In diesen Fällen ist die Verfahrensdokumentation unvollständig, was die beschriebenen Gefahren birgt. Mein Ziel ist es daher, den gesamten Betrieb anzusehen und eine einheitliche Dokumentation mit einem integrierten „internen Kontrollsystem“ und ggf. auch noch mit einem Compliance System zu verknüpfen.       

Meine Erfahrung mit ACCONSIS

Isabella Hren
Bayerische Tourist GmbH.

“Unsere Zusammenarbeit umfasst mehrere Ebenen. Die ACCONSIS ist Premium-Partner beim DEHOGA Bayern. Das Partnerprogramm des Verbandes wird von der BTG gemanagt. Darüberhinaus sind wir mit allen GmbHs und der AG Kunde bei ACCONSIS.”

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Isabella-Hren