Die Zukunftswerkstatt ist unsere digitale Werkbank für neue Lösungen!
Zum 3-jährigen Jubiläum der ACCONSIS Zukunftswerkstatt (ZKW) haben wir Stefan Herzer, Vorstand und verantwortlich für Organisation und Digitalisierung bei ACCONSIS, zum Interview gebeten.
Dabei hat uns besonders interessiert, wie die Idee der Zukunftswerkstatt entstanden ist, was bisher alles umgesetzt wurde und wie es nun mit der Zukunftswerkstatt weitergeht. Jetzt, wo sie schon erfahrener ist und quasi langsam ins „Kindergartenalter“ kommt.
ACCONSIS Zukunftswerkstatt
Alice Pater, Projektleiterin in der Organisationsentwicklung bei ACCONSIS im Interview mit Stefan Herzer.
Herr Herzer, ACCONSIS hat vor 3 Jahren nach reiflicher Planung die Zukunftswerkstatt eröffnet. Was war einst der Gedanke dazu und welche Bilanz ziehen Sie heute?
Die Digitalisierung beschäftigt uns schon eine ganze Weile. Wir werden ja seit mehreren Jahren von DATEV alljährlich als „Digitale Kanzlei“ ausgezeichnet. Aber wir wollen dabei noch einen Schritt weitergehen: Die Digitalisierung bestimmt alle Prozesse unseres Lebens, auch unsere Arbeitsweisen und es gibt so viele Möglichkeiten, neue und immer fortschrittlichere Wege zu beschreiten. Uns war und ist es wichtig, dies proaktiv zu nutzen. Wie würde es wirken, wenn unsere Mandanten uns auf Möglichkeiten der Zusammenarbeit ansprechen, die wir nicht kennen? Daher war der Grundgedanke, die Zukunft gemeinsam mit unseren Mitarbeitern in unserer Zukunftswerkstatt zu definieren und zeitgemäß zu gestalten.
Bei diesem Denkprozess möchten wir uns vorstellen, wie wir in fünf bis zehn Jahren, sowohl intern als auch extern, mit unseren Mandanten zusammenarbeiten werden.
Aufbauend auf dieser Perspektive wurden vor drei Jahren jene MitarbeiterInnen in die Zukunftswerkstatt integriert, die neben ihren alltäglichen Aufgaben auch mal über den Tellerrand schauen wollten. Wir haben gemeinsam Schwerpunkte bestimmt und den MitarbeiterInnen dazu ein gewisses Zeitkontingent zur Verfügung gestellt. In Teams haben sie dann ihre Ziele für die Projekte definiert, Ergebnisse erarbeitet und in regelmäßigen Abständen dem Vorstand vorgestellt.
Welche Themen haben Sie in der Zukunftswerkstatt bearbeitet und was ist daraus entstanden?
Zunächst galt es, die Mitarbeiter der Zukunftswerkstatt in ihrem neuen Büro optimal für eine zukünftige Arbeitswelt auszurüsten. Ein Team hat sich beispielsweise mit dem Thema Arbeitsplatzgestaltung auseinandergesetzt. Nach Abwägung der Bedürfnisse an modernes Arbeiten wurden alle Mitarbeiter mit einem Surface Book ausgestattet. Dabei war uns wichtig flexible Arbeitsplätze im Open Space Büro zu haben, sich im Sommer aber auch mal mit dem Laptop in den nahegelegenen Hirschgarten setzen und jederzeit von zu Hause oder beim Kunden mobil arbeiten zu können.
Eine neu angemietete Bürofläche wurde nach den Vorstellungen der Mitarbeiter umgestaltet und eingerichtet, von Pflanzen und Trennmodulen, um das Open Space Büro wohnlicher zu gestalten, bis hin zu einer großen Sofalandschaft, die einen klassischen Besprechungsraum ersetzt und zum kreativem Miteinander anregt.
Auf Anraten der Zukunftswerkstatt wurde eine hochleistungsfähige Scannerbox beschafft, die die Belege nur so „schluckt“, um sie in Sekundenschnelle zu digitalisieren und dabei direkt dem richtigen Mandanten und Sachbearbeiter zuzuordnen.
Dann kam Corona! Und auf unserer roten Sofalandschaft sind noch nicht sehr viele weitere kreative Ideen entstanden. Dennoch war es gut, dass wir durch die Zukunftswerkstatt auch mit ihren anderen Teams (Digitalisierung & IT, Kundenreise, Kommunikation) gut vorbereitet waren. Denn mit Corona hat die Zukunft uns ganz plötzlich eingeholt. Von heute auf morgen mussten mit Beginn der Pandemie alle ACCONSIS-Mitarbeiter mobil arbeiten. Und plötzlich waren alle unsere Mitarbeiter Teil der Zukunftswerkstatt. Dinge, die für die Zukunft entwickelt worden waren, wurden von heute auf morgen für alle im Alltag benötigt: Video-Konferenzen, Fernwartung, neue Wege zum Austausch von Dokumenten, digitale Signatur, etc. Ganz plötzlich befand sich unser Büro an vielen verschiedenen mobilen Arbeitsplätzen und die Mitarbeiter waren weitestgehend digital für unsere Mandanten tätig.
Wie hat die Umstellung auf mobiles Arbeiten funktioniert?
Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten war für unsere Mitarbeiter schon lange vorhanden und wurde teilweise auch umfassend genutzt. Aber auch die sehr kurzfristige Schließung unseres Büros zum Schutz unserer Mitarbeiter haben wir zu Beginn der Pandemie sehr gut und ohne Schwierigkeiten gemeistert. Mittlerweile wollen viele Mitarbeiter die Flexibilität des mobilen Arbeitens nicht mehr missen. Wir haben daraufhin auch unser Bürokonzept komplett verändert.
Nach einer Umfrage bei unseren Mitarbeitern zu ihrem bevorzugten Arbeitsort wurde die Anzahl fester Arbeitsplätze erheblich reduziert. Viele Kollegen teilen sich mittlerweile flexible Büros. Dadurch ergeben sich immer wieder Gespräche mit unterschiedlichen Kollegen. Das inspiriert! Und ansonsten kommen wir bei Bedarf permanent und ganz einfach virtuell zusammen, ob aus dem Büro oder vom mobilen Arbeitsplatz aus. Inzwischen rekrutieren wir auch überregional. Unser Büro in München ist dank virtueller Möglichkeiten kein Ausschlusskriterium mehr für eine Anstellung bei der ACCONSIS.
Und wie haben die Mandanten die Umstellung zu Beginn der Pandemie empfunden?
Wir haben es von Fall zu Fall flexibel gehandhabt. Je nach Bedarf des Mandanten. Für diejenigen, die ihre Unterlagen weiterhin auf klassischem Weg überbringen wollen, übernimmt unser Sekretariat die Digitalisierung. Andere haben sich nach dem Motto „aus der Not mach eine Tugend“ mit uns auf neue Wege begeben und werden langfristig von der Entwicklung profitieren. Denn digital sind Dokumente immer und von überall verfügbar, Versandzeiten und -kosten werden reduziert und obendrein schonen wir unsere Umwelt.
Wichtig ist uns dabei, immer nah dran zu bleiben. Denn das ist das Leitmotiv der ACCONSIS:
„Näher dran“, um die Bedürfnisse unserer Mandanten besser zu kennen und ihnen proaktiv Lösungen anzubieten, an die sie selbst vielleicht noch gar nicht gedacht haben. Auch mit diesem Thema hat ein Team der ZKW sich beschäftigt und wichtige Erkenntnisse für unsere Arbeit gemacht.
Das klingt nach einer sehr spannenden Zeit die hinter Ihnen liegt, Herr Herzer. Wie empfinden die Mitarbeiter die Arbeit in der Zukunftswerkstatt?
Wir freuen uns über viele positive Rückmeldungen. Denn mal über andere Themen nachzudenken, macht allen Spaß, und der ein oder andere Mitarbeiter hat sich in dieser kreativen Projekttätigkeit wunderbar entwickelt. Für uns ist die Zukunftswerkstatt eine Möglichkeit, auch einmal auf anderer Ebene mit unseren Mitarbeitern zu interagieren. Denn in Sachen Digitalisierung können die jüngeren Mitarbeiter uns Führungskräften noch einiges beibringen. So arbeiten wir gemeinsam an der Umsetzung unserer Vision und rüsten die ACCONSIS für die Zukunft, mit flachen Hierarchien und moderner Führungsstruktur.
Nach den ersten erfolgreichen Jahren werden wir neue Themen in die Zukunftswerkstatt einbringen. Unser Auftritt in den sozialen Netzwerken könnte z.B. ein Thema sein, die optimierte Nutzung unserer internen Ressourcen, und auch wie wir durch Spezialisierung und Automatisierung die Effizienz unserer Prozesse steigern können. Aber auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz wie RPA und Chatbots soll erprobt werden. Und nicht zuletzt können auch die Mitarbeiter Vorschläge machen, welche Themen sie für die ACCONSIS entwickeln wollen.
In jedem Fall freue ich mich schon wieder darauf, demnächst mit unseren MitarbeiterInnen in der ZKW zusammenzukommen, um gemeinsam auf unserer Sofalandschaft kreativ zu werden und wichtige Impulse für die Zukunft der Steuerberatung auszusenden!
Vielen Dank, Herr Herzer, für diesen Einblick und das Gespräch!
Weitere Informationen zur ACCONSIS Zukunftswerkstatt
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