Nach den Einschränkungen in den letzten Wochen starten viele Unternehmen wieder in den Alltag. Dienstreisen sind nach wie vor ein großer Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Mitarbeiter. Was genau bei den Fahrtkosten, Verpflegungsaufwendungen, Kosten der Unterkunft und den Reisenebenkosten zu beachten ist, haben wir für Sie kurz zusammengestellt.
Eine Auswärtstätigkeit liegt bei einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte vor. Die notwendigen Aufwendungen für eine Auswärtstätigkeit können vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Verpflegungsmehraufwendungen
Zur Abgeltung der tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen für Verpflegung kann eine Verpflegungspauschale angesetzt werden:
- 28,00 € bei Abwesenheit über 24 Stunden
- 14,00 € jeweils für An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer übernachtet
- 14,00 € ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden Abwesenheit
Wird dem Arbeitnehmer während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen:
- Frühstück um 5,60 €, Mittag- und Abendessen um jeweils 11,20 €
Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist grundsätzlich auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Für das Ausland gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge.
In der Lohnsteuerbescheinigung ist der Buchstabe „M“ zu bescheinigen, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit (= Preis der Mahlzeit bis 60 €) zur Verfügung gestellt worden ist.
Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei einer Auswärtstätigkeit sind unabhängig vom Buchstaben „M“ in die Lohnsteuerbescheinigung eintragen.
Keine Bescheinigungspflicht besteht hingegen weiterhin, wenn die Reisekostenvergütungen getrennt von der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgezeichnet werden. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber dies schriftlich beantragen und das Betriebsstätten Finanzamt muss diesem Verfahren ausdrücklich zustimmen.
Ausnahmen gelten nur, wenn Aufzeichnungen bereits vor 2004 außerhalb der Finanzbuchführung stattfanden.
Fahrtkosten
Aufwendungen für beruflich veranlasste Fahrten bei Auswärtstätigkeiten können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten berücksichtigt werden. Bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs ist dafür ein pauschaler Kilometersatz von 0,30€ pro gefahrenem Kilometer bzw. ein individuell errechneter Kilometersatz anzusetzen.
Steuerfreie Bezüge (z.B. steuerfreie Fahrtkostenzuschüsse, steuerfreie Reisekostenvergütungen), müssen nicht als steuerpflichtiger Bruttoarbeitslohn bescheinigt werden.
Kosten der Unterkunft
Als Werbungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung abziehbar. Z.B. Hotelzimmer, Mietaufwendungen für Zimmer oder Wohnung sowie Nebenleistungen. Der Abzug ist grundsätzlich auf 48 Monate an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, beschränkt.
Reisenebenkosten
Reisenebenkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen z.B. für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Ferngespräche und Schriftverkehr, Straßenbenutzung und Parkplatz.
Fragen?
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